¿Qué es un sales report?
Un sales report es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas CRM, software de ventas, ERP) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, crecimiento de ventas, tasas de conversión, tamaño promedio de los acuerdos), permitiendo a los equipos y ejecutivos monitorear el rendimiento de ventas y crear presentaciones para stakeholders.
Los sales reports se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un sales report?
Un sales report accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Informes de ventas para ejecutivos
Los informes ejecutivos para CEOs, CFOs y directores de ventas muestran el impacto en el resultado final de las ventas. Revisados semanalmente, mensualmente o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de rendimiento de ventas: por región, producto o equipo de ventas, utilizando datos históricos y pronósticos.
- Análisis de ingresos: ingresos totales, ingresos recurrentes y crecimiento de ingresos.
- Análisis de cohortes: retención de clientes, expansión y valor de vida por cohorte de clientes (período de compra, fuente de adquisición).
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Informes de ventas para gerentes
Los informes para gerentes tienen vistas de múltiples regiones con desgloses para ver el rendimiento por representante de ventas, línea de productos, territorio y etapa de ventas. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Informes de múltiples regiones: informes generales de ventas, productos, clientes o territorios a través de regiones.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual frente a los objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis competitivo para mapeo de mercado y producto.
- Investigación de clientes y mercado
Informes de ventas operacionales
Los informes operacionales para analistas y gerentes de ventas tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de leads: fuente de leads, tasas de conversión, estado de seguimiento.
- Actividades de ventas: llamadas, reuniones, correos electrónicos y seguimientos.
- Gestión de pipeline: etapas de acuerdos, fechas de cierre esperadas y tamaño de los acuerdos.
- Retroalimentación de clientes: puntuaciones de satisfacción, tendencias de retroalimentación.
Los informes de ventas operacionales son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un sales report?
Para construir un sales report, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el informe, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu informe. Las fuentes comunes son sistemas CRM para datos de clientes, ERP para transacciones de ventas y software de ventas para seguimiento de actividades.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu informe.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de sales report en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como gestión de pipeline, pronóstico de ventas y seguimiento de rendimiento.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente objetivos de ventas personalizados, datos de contacto de CRM y todos los campos y métricas que defines como "ventas" e "ingresos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de informes de ventas, como gestión de pipeline, pronóstico de ventas y seguimiento de rendimiento.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de informe esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, Ventas, ingresos, tasa de conversión, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, representante de ventas, producto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus informes
Diseño
Para hacer que tus sales reports sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus sales reports:
Compartir
Comparte tus sales reports vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿KPIs para incluir en un sales report?
Los sales reports deben incluir una mezcla de métricas y KPIs de embudo—generación de leads, conversión, cierre—, eficiencia, efectividad, ingresos y costos para comprender completamente el rendimiento de las actividades de ventas hacia los objetivos comerciales. Incluyen:
Los KPIs de embudo de ventas miden el proceso de compra (desde la perspectiva de ventas), independientemente del canal:
- Métricas de leads: nuevos leads, leads calificados, tasa de conversión de leads
- Métricas de engagement: llamadas, reuniones, seguimientos, tiempo de respuesta
- Métricas de conversión: acuerdos cerrados, tasa de éxito, duración del ciclo de ventas
Los KPIs de eficiencia comparan tus resultados de ventas con el costo, incluyendo:
- Generación de leads: costo por lead
- Engagement: costo por reunión
- Conversión: costo por adquisición, costo por venta
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una etapa del embudo a otra
- Generación de leads: ratio de lead a oportunidad
- Engagement: tasa de conversión de reunión
- Conversión: tasa de cierre
Los KPIs de ventas y costos muestran el impacto en el resultado final de tu rendimiento de ventas:
- Ventas: ventas totales, tamaño promedio de los acuerdos
- Costo: gastos de ventas, OPEX, nómina
- Eficiencia: ROI, crecimiento de ventas, CAC
- Efectividad: valor promedio de pedido, valor de vida del cliente
Para analizar estos KPIs de ventas, segmentarlos por:
- Canal: directo, socio, online vs offline
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Campaña: etapa de ventas, objetivo
- Negocio: cliente, sucursal, región
- Audiencia: geo, tecnología, demografía, intereses, comportamiento, ubicación
- Producto: categoría, línea, característica
