¿Qué es un reporte semanal?
Un reporte semanal es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos, sistemas CRM, software financiero) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, tasa de finalización de tareas, crecimiento de ventas, variación presupuestaria), permitiendo a los equipos y organizaciones monitorear el rendimiento semanal y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los reportes semanales se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte semanal?
Un reporte semanal accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes semanales para ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs, CFOs y stakeholders muestran el impacto en el resultado final de la organización. Revisados semanalmente, incluyen:
- Análisis de rendimiento financiero: ingresos, gastos y márgenes de beneficio.
- Análisis de eficiencia operativa: métricas de productividad, utilización de recursos.
- Análisis de satisfacción del cliente: puntuaciones de retroalimentación, tasas de retención.
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes semanales para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas interdepartamentales con desgloses para ver el rendimiento por equipo, proyecto, región y objetivo. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Seguimiento de proyectos: progreso general, hitos y plazos.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Asignación de recursos para optimizar los esfuerzos del equipo.
- Rendimiento de los empleados y métricas de engagement.
Reportes semanales operativos
Los reportes operativos para analistas y líderes de equipo tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de tareas: tasas de finalización, tareas atrasadas, cuellos de botella.
- Ventas: tasas de conversión de leads, estado del pipeline de ventas.
- Soporte al cliente: tiempos de resolución de tickets, puntuaciones de satisfacción.
- Inventario: niveles de stock, tasas de rotación, cumplimiento de pedidos.
Los reportes semanales operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir la limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte semanal?
Para construir un reporte semanal, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte a través de enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son herramientas de gestión de proyectos para el seguimiento de tareas, sistemas CRM para datos de ventas, software financiero para el seguimiento del presupuesto y plataformas de retroalimentación de clientes para puntuaciones de satisfacción.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes semanales en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento de proyectos, monitoreo de ventas, análisis de presupuesto y rendimiento del equipo.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio u organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente KPIs personalizados, datos de contacto de CRM, hitos de proyectos y todos los campos y métricas que defines como "indicadores clave de rendimiento" y "objetivos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes semanales, como seguimiento de proyectos, monitoreo de ventas, análisis de presupuesto y rendimiento del equipo.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, tasa de finalización de tareas, crecimiento de ventas, variación presupuestaria, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, nombre del proyecto, miembro del equipo, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes semanales sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes semanales:
Compartir
Comparte tus reportes semanales a través de enlaces, PDF, programar correos electrónicos y controlar permisos.
¿Qué KPIs incluir en un reporte semanal?
Los reportes semanales deben incluir una mezcla de métricas operativas, financieras, de clientes y de rendimiento del equipo y KPIs para comprender completamente el rendimiento de la organización hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs operativos miden la eficiencia y efectividad de los procesos:
- Métricas de tareas: tasa de finalización, tareas atrasadas, cuellos de botella
- Métricas de ventas: tasas de conversión de leads, crecimiento de ventas, estado del pipeline
- Métricas de clientes: puntuaciones de satisfacción, tasas de retención, retroalimentación
Los KPIs financieros comparan tus resultados financieros con el costo, incluyendo:
- Ingresos: ventas totales, tasa de crecimiento
- Gastos: variación presupuestaria, control de costos
- Rentabilidad: márgenes de beneficio, ROI
Los KPIs de rendimiento del equipo comparan la entrada con la salida de una etapa a otra
- Productividad: tareas completadas por miembro del equipo
- Engagement: satisfacción de los empleados, tasas de rotación
- Colaboración: proyectos interdepartamentales, efectividad de la comunicación
Para analizar estos KPIs semanales, segmentarlos por:
- Departamento: ventas, marketing, operaciones, finanzas
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Proyecto: hitos, objetivos
- Negocio: sucursal, región
- Equipo: miembros, roles, responsabilidades
- Cliente: retroalimentación, demografía, comportamiento
