¿Qué es un reporte mensual?
Un reporte mensual es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas financieros, CRM, herramientas de gestión de proyectos) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, ingresos, gastos, progreso de proyectos), permitiendo a los equipos y ejecutivos monitorear el rendimiento mensual y crear presentaciones para las partes interesadas.
Los reportes mensuales se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte mensual?
Un reporte mensual accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes mensuales ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CFOs, CEOs y miembros del consejo muestran el impacto en el resultado final de la organización. Revisados mensualmente o trimestralmente, incluyen:
- Análisis financiero: ingresos, gastos, márgenes de beneficio y flujo de caja.
- Métricas operativas: tasas de finalización de proyectos, utilización de recursos y eficiencia.
- Análisis de clientes: retención, satisfacción y valor de vida por segmento de cliente.
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes mensuales para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas interdepartamentales con desgloses para ver el rendimiento por equipo, proyecto, región y período de tiempo. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Reporte interdepartamental: rendimiento general, estado de proyectos y asignación de recursos.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis competitivo para benchmarking y desarrollo de estrategias.
- Investigación de mercado, producto y cliente
Reportes mensuales operativos
Los reportes operativos para analistas y gerentes de departamento tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados diariamente, semanalmente o mensualmente, cubren:
- Financiero: seguimiento de presupuesto, gestión de gastos y análisis de variaciones.
- Proyecto: finalización de tareas, seguimiento de hitos y asignación de recursos.
- Cliente: retroalimentación, tickets de soporte y puntuaciones de satisfacción.
- RRHH: rendimiento de empleados, asistencia y tasas de rotación.
Los reportes mensuales operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte mensual?
Para construir un reporte mensual, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o email.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas financieros para seguimiento de presupuesto y gastos, CRM para datos de clientes, herramientas de gestión de proyectos para estado de proyectos y sistemas de RRHH para datos de empleados.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes mensuales en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento financiero, gestión de proyectos y análisis de clientes.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Aunque las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente métricas financieras personalizadas, datos de contacto de CRM, hitos de proyectos y todos los campos y métricas que defines como "indicadores clave de rendimiento" y "objetivos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes mensuales, como seguimiento financiero, gestión de proyectos y análisis de clientes.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, ingresos, gastos, progreso de proyectos, satisfacción del cliente, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, departamento, proyecto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer tus reportes mensuales verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes mensuales:
Compartir
Comparte tus reportes mensuales vía enlaces, PDF, programa emails y controla permisos.
¿Qué KPIs incluir en un reporte mensual?
Los reportes mensuales deben incluir una mezcla de métricas y KPIs financieros, operativos, de clientes y de RRHH para comprender completamente el rendimiento de la organización hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs financieros miden la salud financiera y el rendimiento de la organización:
- Métricas de ingresos: ingresos totales, ingresos recurrentes, crecimiento de ingresos
- Métricas de gastos: gastos totales, costo de bienes vendidos, gastos operativos
- Métricas de rentabilidad: beneficio bruto, beneficio neto, margen de beneficio
Los KPIs operativos rastrean la eficiencia y efectividad de las operaciones comerciales:
- Proyecto: tasa de finalización, entrega a tiempo, utilización de recursos
- Proceso: tiempo de ciclo, tasa de error, rendimiento
- Eficiencia: costo por unidad, tasa de productividad
Los KPIs de clientes miden la satisfacción y el engagement del cliente:
- Satisfacción: puntuación de satisfacción del cliente, puntuación neta del promotor
- Engagement: usuarios activos, tasa de abandono
- Valor: valor de vida del cliente, valor promedio de pedido
Los KPIs de RRHH rastrean el rendimiento y la satisfacción de los empleados:
- Rendimiento: productividad de empleados, logro de objetivos
- Satisfacción: puntuación de satisfacción de empleados, tasa de rotación
- Desarrollo: horas de formación, adquisición de habilidades
Para analizar estos KPIs mensuales, segmentarlos por:
- Departamento: finanzas, operaciones, ventas, RRHH
- Tiempo: diario, semanal, mensual
- Región: ubicación, mercado
- Cliente: segmento, comportamiento
- Empleado: rol, antigüedad
