¿Qué es un Daily report?
Un Daily report es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, bases de datos internas, sistemas CRM, herramientas de gestión de proyectos) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, tasa de finalización de tareas, ventas diarias, interacciones con clientes), permitiendo a los equipos monitorear las operaciones y el rendimiento diario de manera efectiva.
Los Daily reports se crean típicamente usando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un Daily report?
Un Daily report accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Daily reports ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs y jefes de departamento muestran el impacto general de las operaciones diarias. Revisados diariamente o semanalmente, incluyen:
- Análisis de eficiencia operativa: por departamento, usando métricas clave para operaciones a gran escala.
- Análisis de asignación de recursos: tasas de utilización, métricas de productividad y eficiencia de costos.
- Análisis de tendencias: tendencias de rendimiento diario y anomalías.
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas a audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones y reportes simplificados de Looker Studio.
Daily reports para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas interdepartamentales con detalles para ver el rendimiento por equipo, proyecto, región y tarea. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Reporte interdepartamental: rendimiento general, estado del proyecto o reporte por región a través de departamentos.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas.
- Análisis de recursos para mapeo de tareas y carga de trabajo.
- Análisis de rendimiento de tareas, proyectos y equipos
Daily Reports operativos
Los reportes operativos para analistas y líderes de equipo tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de tareas: tasas de finalización de tareas, plazos y cuellos de botella.
- Interacciones con clientes: tiempos de respuesta, puntuaciones de satisfacción y retroalimentación.
- Ventas: cifras de ventas diarias, tasas de conversión.
- Inventario: niveles de stock, tasas de rotación y cumplimiento de pedidos.
Los Daily reports operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un Daily report?
Para construir un Daily report, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas CRM para datos de clientes, herramientas de gestión de proyectos para seguimiento de tareas y bases de datos internas para datos de ventas e inventario.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de Daily report en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como monitoreo de tareas, asignación de recursos y seguimiento de ventas.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Aunque las plantillas son el punto de partida, hazlas específicas para tu negocio o equipo. Mapea tus métricas específicas, especialmente KPIs personalizados, datos de contacto de CRM y todos los campos y métricas que defines como "indicadores clave de rendimiento" y "objetivos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de Daily reporting, como monitoreo de tareas, asignación de recursos y seguimiento de ventas.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, finalización de tareas, ventas, interacciones con clientes, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, equipo, proyecto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer tus Daily reports verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus Daily reports:
Compartir
Comparte tus Daily reports vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿KPIs para incluir en un Daily report?
Los Daily reports deben incluir una mezcla de métricas operativas, de eficiencia, efectividad y costo y KPIs para comprender completamente el rendimiento de las operaciones diarias hacia los objetivos del negocio. Incluyen:
Los KPIs operativos miden los procesos diarios, independientemente del departamento:
- Métricas de tareas: finalización de tareas, plazos cumplidos, acumulación
- Métricas de clientes: interacciones, puntuaciones de satisfacción, retroalimentación
- Métricas de ventas: ventas diarias, tasas de conversión, transacciones clave
Los KPIs de eficiencia comparan tus resultados con el costo, incluyendo:
- Tarea: costo por tarea completada
- Cliente: costo por interacción
- Ventas: costo por venta
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una etapa a otra
- Tarea: tasa de eficiencia de tareas
- Cliente: efectividad de interacción
- Ventas: tasa de efectividad de ventas
Los KPIs de costo muestran el impacto final de tu rendimiento diario:
- Costo: gastos operativos, nómina
- Eficiencia: ROI, ahorros de costos
- Efectividad: valor promedio de pedido, valor del cliente
Para analizar estos KPIs, segmentarlos por:
- Departamento: ventas, servicio al cliente, operaciones
- Tiempo: Horario, diario, semanal
- Proyecto: tipo de tarea, objetivo
- Negocio: sucursal, región
- Equipo: miembro del equipo, rol
- Recurso: herramientas, equipo, presupuesto
