¿Qué es un informe de seguimiento de progreso?
Un informe de seguimiento de progreso es una herramienta que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, software de gestión de proyectos, herramientas de seguimiento de tiempo, sistemas CRM) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, tasa de finalización de tareas, logro de hitos, utilización de recursos), permitiendo a los equipos y organizaciones monitorear el progreso del proyecto y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los informes de seguimiento de progreso se construyen típicamente usando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets, o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un informe de seguimiento de progreso?
Un informe de seguimiento de progreso accionable equilibra contexto y especificidad basado en la audiencia (ejecutivos, gerentes y miembros del equipo) y sus casos de uso.
Informes de seguimiento de progreso para ejecutivos
Los informes ejecutivos para CEOs, patrocinadores de proyectos y stakeholders muestran el progreso general e impacto de los proyectos. Revisados semanal, mensual o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de ROI del proyecto: por fase, usando métricas como variación de costos y variación de cronograma para proyectos grandes.
- Análisis de utilización de recursos: eficiencia, asignación y productividad de recursos
- Análisis de cohortes: progreso, finalización y rendimiento por fase del proyecto o equipo
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas y informes simplificados de Looker Studio.
Informes para gerentes de proyecto
Los informes para gerentes tienen vistas cruzadas de proyectos con detalles para ver el rendimiento por equipo, departamento, fase del proyecto y tarea. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Informe cruzado de proyectos: informe general de proyecto, equipo o departamento a través de fases
- Seguimiento de objetivos: comparar el progreso actual vs objetivos
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis de riesgos para mapeo de proyectos y tareas
- Análisis de tareas, hitos, recursos, equipo
Informes operativos de seguimiento de progreso
Los informes operativos para líderes de equipo y coordinadores de proyectos tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de tareas: finalización de tareas, plazos, niveles de prioridad
- Asignación de recursos: disponibilidad de recursos, distribución de carga de trabajo
- Seguimiento de tiempo: horas registradas, tiempo dedicado a tareas
- Seguimiento de hitos: finalización de hitos, retrasos, dependencias
Los informes operativos de seguimiento de progreso son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un informe de seguimiento de progreso?
Para construir un informe de seguimiento de progreso, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el informe, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu informe. Las fuentes comunes son herramientas de gestión de proyectos para seguimiento de tareas y hitos, software de seguimiento de tiempo para utilización de recursos y sistemas CRM para datos de clientes y proyectos.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu informe.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de informes de seguimiento de progreso en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como gestión de tareas, asignación de recursos, seguimiento de hitos y rendimiento de proyectos.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio u organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente métricas de tareas personalizadas, datos de proyectos CRM y todos los campos y métricas que defines como "progreso" y "rendimiento".
Dependiendo de tu herramienta de informe—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de seguimiento de progreso, como gestión de tareas, asignación de recursos, seguimiento de hitos y rendimiento de proyectos.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de informe esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, tasa de finalización de tareas, horas registradas, hitos logrados, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, nombre del proyecto, miembro del equipo, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus informes
Diseño
Para hacer tus informes de seguimiento de progreso verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus informes de seguimiento de progreso:
Compartir
Comparte tus informes de seguimiento de progreso vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿Qué KPIs incluir en un informe de seguimiento de progreso?
Los informes de seguimiento de progreso deben incluir una mezcla de métricas y KPIs de tareas, recursos, hitos, eficiencia, efectividad y costos para comprender completamente el rendimiento de los proyectos hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs de tareas miden el progreso de tareas y actividades, independientemente del proyecto:
- Métricas de tareas: tareas completadas, tareas atrasadas, niveles de prioridad de tareas
- Métricas de recursos: horas registradas, disponibilidad de recursos, distribución de carga de trabajo
- Métricas de hitos: hitos logrados, retrasos en hitos, dependencias
Los KPIs de eficiencia comparan tus resultados del proyecto con el costo, incluyendo:
- Tarea: costo por tarea completada
- Recurso: costo por hora registrada
- Hito: costo por hito logrado
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una fase del proyecto a otra
- Tarea: tasa de finalización de tareas
- Recurso: tasa de utilización de recursos
- Hito: tasa de logro de hitos
Los KPIs de costo muestran el impacto final de tu rendimiento del proyecto:
- Costo: presupuesto del proyecto, gastos, nómina
- Eficiencia: ROI, variación de costos
- Efectividad: variación de cronograma, valor ganado
Para analizar estos KPIs de seguimiento de progreso, segmentarlos por:
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Equipo: departamento, rol
- Recurso: disponibilidad, asignación
- Tarea: prioridad, estado, tipo
