¿Qué es un reporte de seguimiento de KPI?
Un reporte de seguimiento de KPI es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas CRM, software financiero, herramientas de gestión de proyectos) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, crecimiento de ingresos, satisfacción del cliente, tasas de finalización de proyectos), permitiendo a los equipos y organizaciones monitorear el rendimiento y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los reportes de seguimiento de KPI se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte de seguimiento de KPI?
Un reporte de seguimiento de KPI accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes de KPI para ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs, CFOs y miembros del consejo muestran el impacto en el resultado final de la organización. Revisados semanalmente, mensualmente o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de rendimiento financiero: ingresos, márgenes de beneficio y análisis de costos.
- Métricas de clientes: satisfacción del cliente, tasas de retención y puntajes netos de promotores.
- Eficiencia operativa: métricas de productividad, tasas de finalización de proyectos y utilización de recursos.
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes de KPI para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas interdepartamentales con desgloses para ver el rendimiento por equipo, proyecto, región y período de tiempo. Ayudan a alinear equipos, definir estrategias e incluyen:
- Reporte de rendimiento: rendimiento general, reporte por departamento o región a través de métricas.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual frente a los objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Benchmarking para comparación de rendimiento.
- Asignación de recursos y análisis de utilización
Reportes de KPI operativos
Los reportes operativos para analistas y líderes de equipo tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de proyectos: finalización de tareas, plazos y asignación de recursos.
- Servicio al cliente: tiempos de respuesta, tasas de resolución y retroalimentación de clientes.
- Ventas: tasas de conversión de leads, duración del ciclo de ventas y salud del pipeline.
- Producción: tasas de producción, métricas de control de calidad y análisis de tiempos de inactividad.
Los reportes de KPI operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte de seguimiento de KPI?
Para construir un reporte de seguimiento de KPI, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas CRM para datos de clientes, software financiero para datos de ingresos y costos, y herramientas de gestión de proyectos para métricas operativas.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes de seguimiento de KPI en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como análisis financiero, seguimiento de satisfacción del cliente y monitoreo de eficiencia operativa.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio u organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente KPIs personalizados, datos de CRM, métricas financieras y todos los campos y métricas que defines como "indicadores de rendimiento" y "objetivos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de seguimiento de KPI, como análisis financiero, seguimiento de satisfacción del cliente y monitoreo de eficiencia operativa.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, ingresos, satisfacción del cliente, tasas de finalización de proyectos, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, departamento, proyecto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes de seguimiento de KPI sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de seguimiento de KPI:
Compartir
Comparte tus reportes de seguimiento de KPI vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿KPIs para incluir en un reporte de seguimiento de KPI?
Los reportes de seguimiento de KPI deben incluir una mezcla de métricas financieras, de clientes, operativas y estratégicas para comprender completamente el rendimiento de la organización hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs financieros miden la salud financiera y el rendimiento de la organización:
- Métricas de ingresos: ingresos totales, crecimiento de ingresos, ingresos recurrentes
- Métricas de costos: costos operativos, costo de bienes vendidos, gastos generales
- Métricas de rentabilidad: beneficio bruto, beneficio neto, EBITDA
Los KPIs de clientes miden la satisfacción y el engagement del cliente, incluyendo:
- Satisfacción: puntaje de satisfacción del cliente (CSAT), puntaje neto de promotores (NPS)
- Retención: tasa de retención de clientes, tasa de abandono
- Engagement: valor de vida del cliente (CLV), valor promedio de pedido (AOV)
Los KPIs operativos miden la eficiencia y efectividad de las operaciones:
- Productividad: producción por hora, tasa de finalización de tareas
- Calidad: tasas de defectos, tasas de errores
- Eficiencia: utilización de recursos, tiempo de ciclo
Los KPIs estratégicos muestran la alineación con los objetivos a largo plazo:
- Crecimiento: cuota de mercado, adquisición de nuevos clientes
- Innovación: número de nuevos productos, inversión en I+D
- Empleado: satisfacción del empleado, tasa de rotación
Para analizar estos KPIs, segmentarlos por:
- Departamento: ventas, marketing, operaciones, finanzas
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Región: sucursal, ubicación
- Cliente: demografía, comportamiento, segmento
- Producto: categoría, etapa del ciclo de vida
