¿Qué es un reporte de presentación al cliente?
Un reporte de presentación al cliente es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas CRM, herramientas de gestión de proyectos, software financiero) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, progreso del proyecto, utilización del presupuesto, satisfacción del cliente), permitiendo a los equipos monitorear el rendimiento y crear presentaciones para clientes y ejecutivos.
Los reportes de presentación al cliente se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte de presentación al cliente?
Un reporte de presentación al cliente accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y clientes) y sus casos de uso.
Reportes ejecutivos para clientes
Los reportes ejecutivos para CEOs, CFOs y clientes muestran el impacto final de los proyectos. Revisados semanal, mensual o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de ROI del proyecto: por proyecto, utilizando atribución para grandes presupuestos.
- Análisis financiero: presupuesto vs. reales, ahorros de costos, impacto en ingresos
- Análisis de cohortes: retención de clientes, satisfacción y valor de vida por cohorte de clientes
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas de proyectos cruzados con desgloses para ver el rendimiento por cliente, proyecto, región, miembro del equipo y fase. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Reporte de proyectos cruzados: informe general de proyectos, clientes o regiones a través de proyectos
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis competitivo para benchmarking y mapeo de estrategias
- Comentarios de clientes y análisis de satisfacción
Reportes operativos
Los reportes operativos para analistas y gerentes de proyectos tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de proyectos: finalización de tareas, asignación de recursos, cumplimiento de plazos
- Comunicación con clientes: tiempos de respuesta, niveles de engagement, ciclos de retroalimentación
- Seguimiento financiero: utilización del presupuesto, sobrecostos, estado de facturación
- Aseguramiento de calidad: tasas de error, verificaciones de cumplimiento, puntuaciones de satisfacción del cliente
Los reportes operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte de presentación al cliente?
Para construir un reporte de presentación al cliente, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
He aquí el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas CRM para datos de clientes, herramientas de gestión de proyectos para seguimiento de proyectos, software financiero para datos de presupuesto y costos, y plataformas de comunicación para interacciones con clientes.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes de presentación al cliente en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento de proyectos, monitoreo de presupuesto, satisfacción del cliente y análisis de rendimiento.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Aunque las plantillas son el punto de partida, hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente interacciones personalizadas con clientes, hitos del proyecto, datos financieros y todos los campos y métricas que defines como "éxito" y "rendimiento".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de presentación al cliente, como seguimiento de proyectos, monitoreo de presupuesto, satisfacción del cliente y análisis de rendimiento.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, progreso del proyecto, utilización del presupuesto, satisfacción del cliente, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, nombre del proyecto, cliente, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes de presentación al cliente sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de presentación al cliente:
Compartir
Comparte tus reportes de presentación al cliente vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿Qué KPIs incluir en un reporte de presentación al cliente?
Los reportes de presentación al cliente deben incluir una mezcla de métricas de progreso del proyecto, financieras, de satisfacción del cliente y de rendimiento para comprender completamente el rendimiento de los proyectos hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs de progreso del proyecto miden el avance de los proyectos, independientemente del cliente:
- Métricas de progreso: hitos alcanzados, tareas completadas, cumplimiento de plazos
- Métricas de engagement: reuniones con clientes, retroalimentación recibida, frecuencia de comunicación
- Métricas de resultados: finalización del proyecto, satisfacción del cliente, calidad de los entregables
Los KPIs financieros comparan tus resultados del proyecto con el costo, incluyendo:
- Presupuesto: utilización del presupuesto, ahorros de costos
- Ingresos: impacto en ingresos, análisis costo-beneficio
- Eficiencia: ROI, costo por proyecto
Los KPIs de rendimiento comparan la entrada con la salida de una fase del proyecto a otra
- Progreso: tasa de finalización de tareas
- Engagement: tasa de satisfacción del cliente
- Resultado: tasa de éxito del proyecto
Para analizar estos KPIs, segmentarlos por:
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Cliente: industria, tamaño, región
- Equipo: miembro, rol, rendimiento
- Recurso: asignación, utilización, eficiencia
