¿Qué es un reporte de KPI?
Un reporte de KPI es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas ERP, plataformas CRM, software financiero) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, crecimiento de ingresos, satisfacción del cliente, eficiencia operativa), permitiendo a los equipos y ejecutivos monitorear el rendimiento organizacional y crear presentaciones para las partes interesadas.
Los reportes de KPI se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte de KPI?
Un reporte de KPI accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes de KPI para ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs, CFOs y miembros del consejo muestran el impacto en el resultado final de la organización. Revisados semanal, mensual o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de rendimiento financiero: ingresos, márgenes de beneficio y análisis de costos.
- Métricas de clientes: satisfacción del cliente, tasas de retención y valor de por vida.
- Eficiencia operativa: métricas de productividad, optimización de procesos y utilización de recursos.
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes de KPI para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas interdepartamentales con desgloses para ver el rendimiento por equipo, proyecto, región y período de tiempo. Ayudan a alinear equipos, definir estrategias e incluyen:
- Seguimiento de rendimiento: rendimiento general del proyecto, departamento o región.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual frente a los objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas.
- Benchmarking para análisis de la industria y la competencia.
- Asignación de recursos y análisis de eficiencia.
Reportes de KPI operativos
Los reportes operativos para analistas y gerentes de departamento tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Métricas de producción: tasas de producción, tasas de defectos y tiempo de inactividad.
- Métricas de ventas: tasas de conversión, tiempos de entrega y duración del ciclo de ventas.
- Métricas de servicio al cliente: tiempos de respuesta, tasas de resolución y retroalimentación del cliente.
- Métricas de la cadena de suministro: niveles de inventario, cumplimiento de pedidos y eficiencia logística.
Los reportes de KPI operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir la limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte de KPI?
Para construir un reporte de KPI, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte a través de enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas ERP para datos operativos, plataformas CRM para datos de clientes, software financiero para datos de ingresos y costos, y sistemas de recursos humanos para métricas de la fuerza laboral.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes de KPI en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como análisis financiero, monitoreo operativo y seguimiento de satisfacción del cliente.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Aunque las plantillas son el punto de partida, hazlas específicas para tu negocio u organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente KPIs personalizados, datos de CRM, métricas financieras y todos los campos y métricas que defines como "indicadores clave de rendimiento".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes de KPI, como análisis financiero, monitoreo operativo y seguimiento de satisfacción del cliente.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, ingresos, satisfacción del cliente, productividad, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, departamento, región, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes de KPI sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de KPI:
Compartir
Comparte tus reportes de KPI a través de enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿Qué KPIs incluir en un reporte de KPI?
Los reportes de KPI deben incluir una mezcla de métricas financieras, operativas, de clientes y de empleados para comprender completamente el rendimiento de la organización hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs financieros miden la salud financiera y el rendimiento de la organización:
- Métricas de ingresos: ingresos totales, crecimiento de ingresos, márgenes de beneficio
- Métricas de costos: costos operativos, costo de bienes vendidos, gastos generales
- Métricas de rentabilidad: beneficio neto, EBITDA, retorno de la inversión
Los KPIs operativos miden la eficiencia y efectividad de los procesos empresariales:
- Productividad: producción por hora, eficiencia de procesos
- Calidad: tasas de defectos, tasas de errores
- Utilización: utilización de recursos, utilización de capacidad
Los KPIs de clientes miden la satisfacción y el engagement del cliente:
- Satisfacción: puntuación de satisfacción del cliente, puntuación neta del promotor
- Retención: tasa de retención de clientes, tasa de abandono
- Engagement: puntuación de engagement del cliente
Los KPIs de empleados miden el rendimiento y la satisfacción de la fuerza laboral:
- Rendimiento: productividad del empleado, logro de objetivos
- Satisfacción: puntuación de satisfacción del empleado, tasa de rotación
- Desarrollo: horas de formación, desarrollo de habilidades
Para analizar estos KPIs, segmentarlos por:
- Departamento: ventas, operaciones, finanzas
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Región: sucursal, país, continente
- Proyecto: fase, hito, objetivo
- Cliente: demografía, comportamiento, retroalimentación
- Empleado: rol, antigüedad, nivel de rendimiento
