O que é um relatório de agência?
Um relatório de agência é um documento que consolida dados de várias fontes (por exemplo, ferramentas de gestão de projetos, sistemas CRM, software financeiro) para rastrear e exibir indicadores-chave de desempenho (KPIs) (por exemplo, cronogramas de projetos, satisfação do cliente, receita), permitindo que as agências monitorem o desempenho e criem apresentações para clientes e executivos.
Relatórios de agência são geralmente criados usando ferramentas flexíveis como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets ou soluções específicas de plataforma para permitir alta personalização e integração de várias fontes de dados.
O que incluir em um relatório de agência?
Um relatório de agência acionável equilibra contexto e especificidade com base no público (executivos, gerentes e analistas) e seus casos de uso.
Relatórios executivos de agência
Relatórios executivos para líderes de agência e clientes mostram o impacto final da agência. Revisados semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, eles incluem:
- Análise de receita: por cliente, usando atribuição para grandes orçamentos.
- Análise de satisfação do cliente: NPS, pontuações de feedback, taxas de retenção
- Análise de desempenho do projeto: cronogramas, aderência ao orçamento, alocação de recursos
- Adicionar texto para contexto adicional para traduzir métricas para públicos não técnicos. Apresentar em apresentações de slides e relatórios simplificados do Looker Studio.
Relatórios de gerentes de agência
Relatórios de gerentes têm visões de projetos cruzados com detalhamentos para ver o desempenho por cliente, equipe, região, estágio do projeto e alocação de recursos. Eles ajudam a alinhar equipes, definir táticas e incluem:
- Relatório de projetos cruzados: relatório geral de projetos, clientes ou regiões através de equipes
- Rastreamento de objetivos: comparar desempenho atual vs objetivos
- Auditorias para priorização e identificação de problemas
- Análise competitiva para mapeamento de serviços e estratégias
- Planejamento de recursos e capacidade
Relatórios operacionais de agência
Relatórios operacionais para analistas e gerentes de projetos têm KPIs granulares e personalizáveis para resolver problemas técnicos. Monitorados por hora, diariamente ou semanalmente, eles cobrem:
- Gestão de projetos: conclusão de tarefas, prazos, utilização de recursos
- Comunicação com o cliente: tempos de resposta, engagement, satisfação
- Financeiro: faturamento, despesas, rentabilidade
- Alocação de recursos: carga de trabalho da equipe, disponibilidade, eficiência
Relatórios operacionais de agência são altamente personalizados, construídos em ferramentas flexíveis como Google Sheets ou Looker Studio para permitir limpeza de dados, mistura, anotações e integração de várias fontes.
Como construir um relatório de agência?
Para construir um relatório de agência, conecte suas fontes de dados, escolha um template no Looker Studio ou Sheets, construa suas consultas selecionando métricas e dimensões, escolha gráficos para visualizar seus dados, personalize o relatório, projete e compartilhe via link, PDF ou e-mail.
Aqui está o detalhamento:
Conectar fontes de dados
Defina e conecte as fontes de dados para trazer ao seu relatório. Fontes comuns são ferramentas de gestão de projetos para rastreamento de tarefas, sistemas CRM para dados de clientes, software financeiro para receita e despesas, e plataformas de comunicação para interações com clientes.
Para conectar suas fontes de dados, vá para portermetrics.com, escolha as fontes de dados para trazer ao seu relatório.
Você pode seguir estes tutoriais sobre como conectar seus dados:
Escolher um template
Escolha entre dezenas de templates de relatórios de agência no Google Sheets ou Looker Studio, projetados para casos de uso como rastreamento de projetos, satisfação do cliente, desempenho financeiro e gestão de recursos.
Aprenda a copiar templates do Looker Studio.
Enquanto os templates são o ponto de partida. Torne-os específicos para o seu negócio ou agência. Mapeie suas métricas específicas, especialmente dados personalizados de clientes, marcos de projetos, métricas financeiras e todos os campos e métricas que você define como "sucesso" e "desempenho".
Dependendo da sua ferramenta de relatório—Google Sheets ou Google Looker Studio, escolha qualquer um dos dezenas de templates criados por nossa equipe e clientes para resolver seus casos de uso de relatórios de agência, como rastreamento de projetos, satisfação do cliente, desempenho financeiro e gestão de recursos.
Selecionar métricas, dimensões e gráficos
Uma vez que seu template de relatório esteja baixado, você pode 1) modificá-lo ou 2) criar uma página em branco para construí-lo do zero. Seja qual for o caso, configurar uma consulta sempre segue estes passos:
- Selecione a fonte de dados e a conta conectada a ela
- Escolha métricas (por exemplo, conclusão de tarefas, receita, satisfação do cliente, etc.).
- Escolha detalhamentos para segmentar seus dados (por exemplo, por data, nome do projeto, cliente, etc.)
Você pode seguir estes tutoriais sobre como adicionar dados aos seus relatórios
Design
Para tornar seus relatórios de agência verdadeiramente de marca branca, você pode adicionar logotipos, cores, fontes e estilos para refletir sua marca.
Siga estes tutoriais para projetar seus relatórios de agência:
Compartilhar
Compartilhe seus relatórios de agência via links, PDF, agende e-mails e controle permissões.
KPIs para incluir em um relatório de agência?
Relatórios de agência devem incluir uma mistura de métricas de desempenho de projetos, satisfação do cliente, financeiras e de recursos e KPIs para entender completamente o desempenho das operações da agência em relação aos objetivos de negócios. Eles incluem:
KPIs de desempenho de projetos medem o progresso e sucesso dos projetos:
- Métricas de cronograma: prazos, marcos, conclusão de tarefas
- Métricas de recursos: utilização, alocação, eficiência
- Métricas de satisfação do cliente: pontuações de feedback, NPS, taxas de retenção
KPIs financeiros comparam seus resultados de agência com o custo, incluindo:
- Receita: receita total, receita por cliente
- Despesas: custos operacionais, custos de projetos
- Rentabilidade: margens de lucro, ROI
KPIs de recursos comparam a entrada com a saída de uma etapa do projeto para outra
- Utilização: alocação de recursos, equilíbrio de carga de trabalho
- Eficiência: taxa de conclusão de tarefas, tempo de entrega do projeto
Para analisar esses KPIs de agência, segmente-os por:
- Projeto: estágio, tipo, cliente
- Tempo: Por hora, diário, semanal, mensal
- Cliente: indústria, tamanho, região
- Equipe: departamento, função, localização
- Recurso: disponibilidade, conjunto de habilidades, eficiência
