¿Qué es un reporte de seguimiento de performance?
Un reporte de seguimiento de performance es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, bases de datos internas, sistemas CRM, herramientas de gestión de proyectos) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, productividad, eficiencia, calidad), permitiendo a los equipos y organizaciones monitorear métricas de rendimiento y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los reportes de seguimiento de performance se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte de seguimiento de performance?
Un reporte de seguimiento de performance accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes de performance para ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs, COOs y stakeholders muestran el impacto del rendimiento general de la organización. Revisados semanalmente, mensualmente o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de ROI de performance: por departamento, utilizando atribución para proyectos a gran escala.
- Análisis de economía unitaria: costo por unidad, ingresos por unidad y rentabilidad de actividades operativas.
- Análisis de cohortes: retención de empleados, productividad y rendimiento por cohorte (fecha de contratación, departamento).
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes de performance para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas interdepartamentales con desgloses para ver el rendimiento por equipo, proyecto, región, miembro del equipo y tarea. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Reporte interdepartamental: informe general de proyecto, equipo o región a través de departamentos.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Benchmarking para rendimiento y mapeo de procesos.
- Análisis de tareas, proyectos, recursos y empleados
Reportes de performance operativa
Los reportes operativos para analistas y líderes de equipo tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Productividad: tasas de finalización de tareas, seguimiento de tiempo, métricas de eficiencia.
- Calidad: tasas de error, tasas de defectos, puntuaciones de calidad.
- Utilización de recursos: capacidad, carga de trabajo, asignación de recursos.
- Eficiencia de procesos: tiempo de ciclo, tiempo de entrega, cuellos de botella.
Los reportes de performance operativa son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte de seguimiento de performance?
Para construir un reporte de seguimiento de performance, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son bases de datos internas para datos operativos, sistemas CRM para interacciones con clientes, herramientas de gestión de proyectos para seguimiento de tareas y sistemas de recursos humanos para datos de empleados.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes de seguimiento de performance en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como monitoreo de productividad, asignación de recursos, eficiencia de procesos y control de calidad.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Aunque las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio u organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente KPIs personalizados, datos operativos y todos los campos y métricas que defines como "performance" y "eficiencia".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de seguimiento de performance, como monitoreo de productividad, asignación de recursos, eficiencia de procesos y control de calidad.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, finalización de tareas, eficiencia, puntuaciones de calidad, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, equipo, proyecto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes de seguimiento de performance sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de seguimiento de performance:
Compartir
Comparte tus reportes de seguimiento de performance a través de enlaces, PDF, correos electrónicos programados y controla los permisos.
¿Qué KPIs incluir en un reporte de seguimiento de performance?
Los reportes de seguimiento de performance deben incluir una mezcla de métricas de productividad, eficiencia, calidad y utilización de recursos y KPIs para comprender completamente el rendimiento de las operaciones hacia los objetivos organizacionales. Incluyen:
Los KPIs de productividad miden la producción y eficiencia de los procesos:
- Métricas de tareas: tasas de finalización, tiempo dedicado, acumulación de tareas
- Métricas de eficiencia: tiempo de ciclo, tiempo de entrega, rendimiento
- Métricas de calidad: tasas de error, tasas de defectos, puntuaciones de calidad
Los KPIs de eficiencia comparan tus salidas operativas con el costo, incluyendo:
- Utilización de recursos: capacidad, carga de trabajo
- Eficiencia de costos: costo por unidad, costo por tarea
- Eficiencia de procesos: tiempo de ciclo, tiempo de entrega
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una etapa del proceso a otra
- Productividad: producción por hora
- Calidad: tasa de defectos, tasa de retrabajo
- Utilización de recursos: tasa de utilización
Los KPIs operativos y de costos muestran el impacto final de tu seguimiento de performance:
- Operativo: producción, eficiencia
- Costo: gastos operativos, nómina
- Eficiencia: ROI, ahorros de costos
- Efectividad: ganancias de productividad, mejoras de calidad
Para analizar estos KPIs de performance, segmentarlos por:
- Departamento: operaciones, RRHH, finanzas
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Negocio: sucursal, región
- Equipo: miembro del equipo, rol, responsabilidad
- Proceso: pasos, etapas, cuellos de botella
