¿Qué es un reporte SaaS?
Un reporte SaaS es una herramienta de interfaz que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, Stripe, Salesforce, Intercom) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, MRR, tasa de churn, valor de vida del cliente), permitiendo a los equipos monitorear el rendimiento del producto y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los reportes SaaS se construyen típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets, o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte SaaS?
Un reporte SaaS accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes SaaS para ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs, CFOs e inversores muestran el impacto en el resultado final del producto SaaS. Revisados semanalmente, mensualmente o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de ingresos: por producto, utilizando métricas como MRR, ARR y tasa de crecimiento.
- Análisis de economía unitaria: CAC, LTV, período de recuperación, ARPU de clientes
- Análisis de cohortes: retención, expansión y LTV por cohorte de clientes (período de registro, canal de adquisición)
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes SaaS para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas multifuncionales con desgloses para ver el rendimiento por producto, región, miembro del equipo y segmento de clientes. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Informes multifuncionales: informes generales de producto, cliente o región a través de equipos
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual frente a los objetivos
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis competitivo para mapeo de mercado y producto
- Análisis de uso de características y retroalimentación de clientes
Reportes SaaS operativos
Los reportes operativos para analistas y gerentes de producto tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Uso del producto: adopción de características, engagement del usuario, duración de la sesión
- Soporte al cliente: volumen de tickets, tiempo de resolución, puntuaciones de satisfacción
- Facturación: tasas de éxito de pago, tasas de reembolso
- Infraestructura: tiempo de actividad, tiempo de respuesta, tasas de error
Los reportes SaaS operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte SaaS?
Para construir un reporte SaaS, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son Stripe para datos de facturación, Salesforce para datos de CRM, Intercom para datos de soporte al cliente y Mixpanel para análisis de producto.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes SaaS en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento de ingresos, retención de clientes y monitoreo de uso del producto.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente conversiones personalizadas, datos de contacto de CRM, eventos de uso del producto y todos los campos y métricas que defines como "conversiones" e "ingresos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes SaaS, como seguimiento de ingresos, retención de clientes y monitoreo de uso del producto.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, MRR, tasa de churn, usuarios activos, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, segmento de cliente, característica del producto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes SaaS sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes SaaS:
Compartir
Comparte tus reportes SaaS vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿KPIs para incluir en un reporte SaaS?
Los reportes SaaS deben incluir una mezcla de métricas de uso del producto, engagement del cliente, ingresos y costos y KPIs para comprender completamente el rendimiento del producto SaaS hacia los objetivos del negocio. Incluyen:
Los KPIs de uso del producto miden cómo los clientes interactúan con el producto:
- Métricas de uso: usuarios activos, duración de la sesión, adopción de características
- Métricas de engagement: frecuencia de inicio de sesión, uso de características, interacciones de soporte
- Métricas de retención: tasa de churn, tasa de renovación, valor de vida del cliente
Los KPIs de eficiencia comparan tus resultados con el costo, incluyendo:
- Adquisición de clientes: CAC (Costo de Adquisición de Clientes)
- Ingresos: MRR (Ingresos Recurrentes Mensuales), ARR (Ingresos Recurrentes Anuales)
- Costo: OPEX, nómina
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una etapa a otra
- Producto: tasa de adopción de características
- Cliente: tasa de engagement, puntuación de satisfacción
- Ingresos: tasa de crecimiento
Los KPIs de ventas y costos muestran el impacto en el resultado final de tu rendimiento SaaS:
- Ventas: clientes, ingresos
- Costo: gastos operativos, nómina
- Eficiencia: ROI, relación LTV/CAC
- Efectividad: AOV, ACV
Para analizar estos KPIs SaaS, segmentarlos por:
- Producto: característica, versión
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Cliente: segmento, etapa del ciclo de vida
- Uso: frecuencia, duración, engagement
- Retroalimentación: calificaciones, comentarios, tickets de soporte
