¿Qué es un reporte anual?
Un reporte anual es un documento completo que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas financieros, bases de datos de RRHH, herramientas de gestión de proyectos) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, ingresos anuales, rotación de empleados, tasas de finalización de proyectos), permitiendo a las organizaciones monitorear el rendimiento anual y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los reportes anuales se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte anual?
Un reporte anual accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes anuales ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs, CFOs y miembros del consejo muestran el impacto en el resultado final de la organización. Revisados anualmente, incluyen:
- Análisis de rendimiento financiero: ingresos, márgenes de beneficio y análisis de costos.
- Seguimiento de objetivos estratégicos: progreso hacia los objetivos y resultados clave anuales (OKRs).
- Análisis de rendimiento de empleados: tasas de rotación, puntuaciones de satisfacción y métricas de productividad.
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes anuales para gerentes
Los reportes para gerentes proporcionan una vista integral del rendimiento departamental, ayudando a alinear equipos y definir estrategias. Incluyen:
- Reporte de rendimiento departamental: rendimiento general por departamento o equipo.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos anuales.
- Asignación de recursos para priorización y mejoras de eficiencia.
- Análisis de riesgos para identificar desafíos y oportunidades potenciales.
Reportes anuales operativos
Los reportes operativos para analistas y gerentes de departamento tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados mensualmente o trimestralmente, cubren:
- Gestión de proyectos: cronogramas, hitos y utilización de recursos.
- Métricas de RRHH: tasas de contratación, finalización de capacitación y engagement de empleados.
- Métricas financieras: adherencia al presupuesto, ahorros de costos y retornos de inversión.
Los reportes anuales operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte anual?
Para construir un reporte anual, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
He aquí el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas financieros para datos de ingresos y costos, bases de datos de RRHH para métricas de empleados y herramientas de gestión de proyectos para datos de proyectos.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes anuales en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como análisis financiero, métricas de RRHH y gestión de proyectos.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente métricas financieras personalizadas, datos de RRHH, hitos de proyectos y todos los campos y métricas que defines como "indicadores clave de rendimiento" y "objetivos estratégicos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes anuales, como análisis financiero, métricas de RRHH y gestión de proyectos.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1)modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, ingresos, gastos, número de empleados, estado del proyecto, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por departamento, proyecto, empleado, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes anuales sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes anuales:
Compartir
Comparte tus reportes anuales vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿KPIs para incluir en un reporte anual?
Los reportes anuales deben incluir una mezcla de métricas financieras, operativas y estratégicas y KPIs para comprender completamente el rendimiento de la organización hacia sus objetivos anuales. Incluyen:
Los KPIs financieros miden la salud financiera y el rendimiento de la organización:
- Métricas de ingresos: ingresos totales, crecimiento de ingresos, ingresos por departamento
- Métricas de costos: gastos totales, ahorros de costos, costo por departamento
- Métricas de rentabilidad: beneficio neto, margen de beneficio, EBITDA
Los KPIs operativos miden la eficiencia y efectividad de los procesos organizacionales:
- Gestión de proyectos: tasa de finalización de proyectos, entrega a tiempo, utilización de recursos
- Métricas de RRHH: rotación de empleados, puntuaciones de satisfacción, finalización de capacitación
- Métricas de productividad: producción por empleado, ratios de eficiencia
Los KPIs estratégicos miden el progreso hacia objetivos y metas a largo plazo:
- Logro de objetivos: porcentaje de objetivos estratégicos alcanzados
- Innovación: número de nuevos productos/servicios lanzados
- Posición en el mercado: cuota de mercado, análisis competitivo
Para analizar estos KPIs anuales, segmentarlos por:
- Departamento: finanzas, RRHH, operaciones, ventas
- Tiempo: mensual, trimestral, anual
- Proyecto: estado, prioridad
- Región: nacional, internacional
- Empleado: rol, antigüedad, rendimiento
- Producto/Servicio: categoría, etapa del ciclo de vida
