¿Qué es un reporte trimestral?
Un reporte trimestral es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas financieros, CRM, herramientas de gestión de proyectos) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, crecimiento de ingresos, retención de clientes, hitos de proyectos), permitiendo a los equipos y ejecutivos monitorear el rendimiento trimestral y crear presentaciones para las partes interesadas.
Los reportes trimestrales se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte trimestral?
Un reporte trimestral accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes trimestrales ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CFOs, CEOs y miembros del consejo muestran el impacto en el resultado final de la organización. Revisados trimestralmente, incluyen:
- Análisis de rendimiento financiero: ingresos, márgenes de beneficio y análisis de costos.
- Métricas de clientes: tasas de retención, puntuaciones de satisfacción del cliente y valor de vida.
- Progreso de proyectos: hitos alcanzados, adherencia al presupuesto y asignación de recursos.
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Reportes trimestrales gerenciales
Los reportes de gerentes tienen vistas interdepartamentales con desgloses para ver el rendimiento por equipo, proyecto, región y trimestre. Ayudan a alinear equipos, definir estrategias e incluyen:
- Reporte interdepartamental: rendimiento general, estado del proyecto y utilización de recursos.
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos.
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis competitivo para posicionamiento en el mercado y mapeo de estrategias.
- Tema, tendencia e investigación de mercado
Reportes trimestrales operativos
Los reportes operativos para analistas y líderes de equipo tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados trimestralmente, cubren:
- Métricas financieras: ritmo del presupuesto, seguimiento de gastos, eficiencia de costos.
- Métricas de proyectos: tasas de finalización de tareas, adherencia a cronogramas, asignación de recursos.
- Métricas de clientes: retroalimentación, engagement y tasas de satisfacción.
- Métricas operativas: eficiencia de procesos, tasas de error y productividad.
Los reportes trimestrales operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte trimestral?
Para construir un reporte trimestral, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas financieros para datos de ingresos y costos, CRM para métricas de clientes y herramientas de gestión de proyectos para datos de proyectos.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes trimestrales en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento financiero, gestión de proyectos y análisis de clientes.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente métricas financieras personalizadas, datos de CRM, hitos de proyectos y todos los campos y métricas que defines como "indicadores clave de rendimiento" y "objetivos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes trimestrales, como seguimiento financiero, gestión de proyectos y análisis de clientes.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, ingresos, gastos, retención de clientes, hitos de proyectos, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, departamento, proyecto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes trimestrales sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes trimestrales:
Compartir
Comparte tus reportes trimestrales vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿KPIs para incluir en un reporte trimestral?
Los reportes trimestrales deben incluir una mezcla de métricas financieras, operativas, de clientes y de proyectos y KPIs para comprender completamente el rendimiento de la organización hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs financieros miden la salud financiera y el rendimiento de la organización:
- Métricas de ingresos: ingresos totales, crecimiento de ingresos, ingresos promedio por usuario
- Métricas de costos: costos operativos, costo de bienes vendidos, gastos generales
- Métricas de rentabilidad: beneficio bruto, beneficio neto, márgenes de beneficio
Los KPIs operativos evalúan la eficiencia y efectividad de los procesos empresariales:
- Eficiencia de procesos: tiempo de ciclo, tasas de error
- Utilización de recursos: utilización de capacidad, asignación de recursos
- Métricas de proyectos: entrega a tiempo, tasas de finalización de proyectos
Los KPIs de clientes evalúan la satisfacción y retención de clientes:
- Satisfacción del cliente: NPS, puntuaciones de retroalimentación del cliente
- Retención: tasa de retención de clientes, tasa de abandono
- Engagement: puntuaciones de engagement del cliente, frecuencia de interacción
Para analizar estos KPIs trimestrales, segmentarlos por:
- Departamento: finanzas, operaciones, ventas
- Tiempo: trimestral, anual
- Proyecto: hitos, objetivos
- Región: sucursal, ubicación
- Cliente: demografía, comportamiento
- Producto: categoría, etapa del ciclo de vida
