Un reporte de seguimiento de progreso es una herramienta que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, software de gestión de proyectos, herramientas de seguimiento de tiempo, sistemas CRM) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, tasa de finalización de tareas, logro de hitos, utilización de recursos), permitiendo a los equipos y organizaciones monitorear el progreso del proyecto y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los reportes de seguimiento de progreso se construyen típicamente usando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets, o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
Un reporte de seguimiento de progreso accionable equilibra contexto y especificidad basado en la audiencia (ejecutivos, gerentes y miembros del equipo) y sus casos de uso.
Los reportes ejecutivos para CEOs, patrocinadores de proyectos y stakeholders muestran el progreso general e impacto de los proyectos. Revisados semanal, mensual o trimestralmente, incluyen:
Los reportes para gerentes tienen vistas cruzadas de proyectos con detalles para ver el rendimiento por equipo, departamento, fase del proyecto y tarea. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
Los reportes operativos para líderes de equipo y coordinadores de proyectos tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
Los reportes operativos de seguimiento de progreso son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
Para construir un reporte de seguimiento de progreso, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son herramientas de gestión de proyectos para seguimiento de tareas y hitos, software de seguimiento de tiempo para utilización de recursos y sistemas CRM para datos de clientes y proyectos.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elige entre docenas de plantillas de reportes de seguimiento de progreso en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como gestión de tareas, asignación de recursos, seguimiento de hitos y rendimiento de proyectos.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio u organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente métricas de tareas personalizadas, datos de proyectos CRM y todos los campos y métricas que defines como "progreso" y "rendimiento".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de seguimiento de progreso, como gestión de tareas, asignación de recursos, seguimiento de hitos y rendimiento de proyectos.
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Para hacer tus reportes de seguimiento de progreso verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de seguimiento de progreso:
Comparte tus reportes de seguimiento de progreso vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
Los reportes de seguimiento de progreso deben incluir una mezcla de métricas y KPIs de tareas, recursos, hitos, eficiencia, efectividad y costos para comprender completamente el rendimiento de los proyectos hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs de tareas miden el progreso de tareas y actividades, independientemente del proyecto:
Los KPIs de eficiencia comparan tus resultados del proyecto con el costo, incluyendo:
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una fase del proyecto a otra
Los KPIs de costo muestran el impacto final de tu rendimiento del proyecto:
Para analizar estos KPIs de seguimiento de progreso, segmentarlos por:
