Un reporte de agencia es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos, sistemas CRM, software financiero) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, cronogramas de proyectos, satisfacción del cliente, ingresos), permitiendo a las agencias monitorear el rendimiento y crear presentaciones para clientes y ejecutivos.
Los reportes de agencia se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
Un reporte de agencia accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Los reportes ejecutivos para líderes de agencia y clientes muestran el impacto en el resultado final de la agencia. Revisados semanal, mensual o trimestralmente, incluyen:
Los reportes de gerentes tienen vistas de proyectos cruzados con detalles para ver el rendimiento por cliente, equipo, región, etapa del proyecto y asignación de recursos. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
Los reportes operativos para analistas y gerentes de proyectos tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
Los reportes operativos de agencia son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
Para construir un reporte de agencia, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son herramientas de gestión de proyectos para seguimiento de tareas, sistemas CRM para datos de clientes, software financiero para ingresos y gastos, y plataformas de comunicación para interacciones con clientes.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elige entre docenas de plantillas de reportes de agencia en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento de proyectos, satisfacción del cliente, rendimiento financiero y gestión de recursos.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente datos personalizados de clientes, hitos de proyectos, métricas financieras y todos los campos y métricas que defines como "éxito" y "rendimiento".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes de agencia, como seguimiento de proyectos, satisfacción del cliente, rendimiento financiero y gestión de recursos.
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Para hacer que tus reportes de agencia sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de agencia:
Comparte tus reportes de agencia vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
Los reportes de agencia deben incluir una mezcla de métricas de rendimiento de proyectos, satisfacción del cliente, financieras y de recursos y KPIs para comprender completamente el rendimiento de las operaciones de la agencia hacia los objetivos comerciales. Incluyen:
Los KPIs de rendimiento de proyectos miden el progreso y éxito de los proyectos:
Los KPIs financieros comparan tus resultados de agencia con el costo, incluyendo:
Los KPIs de recursos comparan la entrada con la salida de una etapa del proyecto a otra
Para analizar estos KPIs de agencia, segmentarlos por:
