¿Qué es un reporte de pipeline de ventas?
Un reporte de pipeline de ventas es una herramienta de interfaz que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, sistemas CRM como Salesforce, HubSpot o Pipedrive) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, tasa de conversión de leads, duración del ciclo de ventas, valor del trato), permitiendo a los equipos de ventas monitorear la salud y el rendimiento del pipeline y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los reportes de pipeline de ventas se construyen típicamente usando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets, o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte de pipeline de ventas?
Un reporte de pipeline de ventas accionable equilibra contexto y especificidad basado en la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes de ventas para ejecutivos
Los reportes ejecutivos para CEOs, VPs de Ventas y stakeholders muestran el rendimiento de ventas y pronósticos. Revisados semanal, mensual o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de rendimiento de ventas: por canal, usando atribución para grandes tratos.
- Análisis de economía unitaria: CAC, LTV, payback, ARPU de clientes adquiridos por ventas
- Análisis de cohortes: retención, expansión y LTV por cohorte de clientes (período de registro, canal de adquisición)
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas y reportes simplificados de Looker Studio.
Reportes de ventas para gerentes
Los reportes para gerentes tienen vistas de canal cruzado con desgloses para ver el rendimiento por cliente, región, miembro del equipo, etapa del pipeline y trato. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Reporte de canal cruzado: reporte general de ventas, producto, cliente o región a través de canales
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis competitivo para mapeo de mercado y tácticas
- Investigación de leads, oportunidades y tratos
Reportes de ventas operacionales
Los reportes operacionales para analistas y gerentes de ventas tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de leads: fuente de leads, calificación, tasas de conversión
- Seguimiento de oportunidades: progresión de etapas, análisis de ganancia/pérdida
- Gestión de tratos: tamaño del trato, tasa de cierre, duración del ciclo de ventas
- Actividad de ventas: llamadas, reuniones, correos electrónicos, seguimientos
Los reportes de ventas operacionales son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte de pipeline de ventas?
Para construir un reporte de pipeline de ventas, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son sistemas CRM como Salesforce y HubSpot para rendimiento de ventas, y Google Sheets para integración de datos adicionales.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reporte de pipeline de ventas en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento de leads, pronóstico de ventas, gestión de pipeline y análisis de tratos.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente conversiones personalizadas, datos de contacto de CRM y todos los campos y métricas que defines como "tratos" e "ingresos".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reporte de ventas, como seguimiento de leads, pronóstico de ventas, gestión de pipeline y análisis de tratos.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, Leads, Oportunidades, Tratos, Ingresos, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, representante de ventas, etapa del trato, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes de ventas sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de ventas:
Compartir
Comparte tus reportes de ventas vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿Qué KPIs incluir en un reporte de pipeline de ventas?
Los reportes de pipeline de ventas deben incluir una mezcla de métricas y KPIs de embudo—generación de leads, gestión de oportunidades, cierre de tratos—, eficiencia, efectividad, ingresos y costos para comprender completamente el rendimiento de las actividades de ventas hacia los objetivos del negocio. Incluyen:
Los KPIs de embudo de ventas miden el proceso de compra (desde la perspectiva de ventas), independientemente del canal:
- Métricas de leads: nuevos leads, tasa de conversión de leads, fuente de leads
- Métricas de oportunidades: oportunidades creadas, tasa de conversión de oportunidades, valor del pipeline
- Métricas de tratos: tratos cerrados, tamaño promedio del trato, duración del ciclo de ventas
Los KPIs de eficiencia comparan tus resultados de ventas con el costo, incluyendo:
- Generación de leads: CPL (Costo por Lead)
- Gestión de oportunidades: CPO (Costo por Oportunidad)
- Cierre de tratos: CPD (Costo por Trato), CAC (Costo de Adquisición de Cliente)
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una etapa del embudo a otra
- Generación de leads: Tasa de conversión de leads
- Gestión de oportunidades: Tasa de ganancia de oportunidades
- Cierre de tratos: Tasa de cierre de tratos
Los KPIs de ventas y costos muestran el impacto final de tu rendimiento de ventas:
- Ventas: ingresos, nuevos clientes
- Costo: gastos de ventas, OPEX, nómina
- Eficiencia: ROI, CAC
- Efectividad: AOV, ACV
Para analizar estos KPIs de ventas, segmentarlos por:
- Canal: directo, socio, inbound vs outbound
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Etapa del pipeline: lead, oportunidad, trato
- Negocio: cliente, sucursal, región
- Representante de ventas: rendimiento individual, rendimiento del equipo
- Producto: línea de producto, oferta de servicio
