¿Qué es un informe de seguimiento y ritmo de presupuesto?
Un informe de seguimiento y ritmo de presupuesto es una herramienta de interfaz que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, software de contabilidad, bases de datos financieras, hojas de cálculo) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, utilización del presupuesto, variación, precisión de pronósticos), permitiendo a los equipos y organizaciones monitorear el rendimiento financiero y crear presentaciones para stakeholders y ejecutivos.
Los informes de seguimiento de presupuesto se construyen típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un informe de seguimiento y ritmo de presupuesto?
Un informe de seguimiento de presupuesto accionable equilibra el contexto y la especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Informes de presupuesto para ejecutivos
Los informes ejecutivos para CFOs, CEOs y stakeholders muestran el impacto financiero. Revisados semanalmente, mensualmente o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de variación del presupuesto: por departamento o proyecto, utilizando análisis de variación para grandes presupuestos.
- Métricas de salud financiera: flujo de caja, ingreso neto y ratios de rentabilidad
- Precisión de pronósticos: comparación de financieros reales vs. pronosticados
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas para audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas e informes simplificados de Looker Studio.
Informes de presupuesto para gerentes
Los informes para gerentes tienen vistas interdepartamentales con desgloses para ver el rendimiento por proyecto, equipo, región y período de tiempo. Ayudan a alinear equipos, definir estrategias e incluyen:
- Informes interdepartamentales: rendimiento financiero general por departamento o proyecto
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento financiero actual vs. objetivos
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Benchmarking para comparación de rendimiento financiero
- Análisis de gastos e ingresos
Informes de presupuesto operativos
Los informes operativos para analistas y gerentes financieros tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Seguimiento de gastos: ritmo del presupuesto, centros de costos, categorías de gastos
- Seguimiento de ingresos: fuentes de ingresos, rendimiento de ventas
- Flujo de caja: entradas, salidas, métricas de liquidez
- Pronósticos: análisis predictivo, análisis de tendencias
Los informes de presupuesto operativos son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir la limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un informe de seguimiento y ritmo de presupuesto?
Para construir un informe de seguimiento de presupuesto, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el informe, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu informe. Las fuentes comunes son software de contabilidad, bases de datos financieras, CRM para datos de ventas y hojas de cálculo para entradas manuales.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu informe.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de informes de seguimiento de presupuesto en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como monitoreo de presupuesto, pronósticos financieros y gestión de gastos.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio u organización. Mapea tus métricas específicas, especialmente métricas financieras personalizadas, datos de ventas de CRM y todos los campos y métricas que defines como "gastos" e "ingresos".
Dependiendo de tu herramienta de informes—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de informes financieros, como monitoreo de presupuesto, pronósticos financieros y gestión de gastos.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de informe esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, Gastos, Ingresos, Flujo de Caja, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, departamento, proyecto, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus informes
Diseño
Para hacer que tus informes de seguimiento de presupuesto sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus informes de seguimiento de presupuesto:
Compartir
Comparte tus informes de seguimiento de presupuesto vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿KPIs para incluir en un informe de seguimiento y ritmo de presupuesto?
Los informes de seguimiento de presupuesto deben incluir una mezcla de métricas de rendimiento financiero, eficiencia, efectividad, ingresos y costos y KPIs para comprender completamente la salud financiera y el rendimiento hacia los objetivos empresariales. Incluyen:
Los KPIs de rendimiento financiero miden el proceso financiero, independientemente del departamento:
- Métricas de presupuesto: utilización del presupuesto, variación, precisión de pronósticos
- Métricas de gastos: gastos operativos, costo de bienes vendidos, costos generales
- Métricas de ingresos: ingresos por ventas, ingresos recurrentes, fuentes clave de ingresos
Los KPIs de eficiencia comparan tus resultados financieros con el costo, incluyendo:
- Gastos: costo por unidad, costo por proyecto
- Ingresos: ingresos por unidad, ingresos por proyecto
- Rentabilidad: margen bruto, margen neto
Los KPIs de efectividad comparan la entrada con la salida de una etapa financiera a otra
- Gastos: control de costos, adherencia al presupuesto
- Ingresos: tasa de crecimiento de ingresos, eficiencia de ventas
- Rentabilidad: retorno de la inversión, retorno sobre activos
Los KPIs financieros y de costos muestran el impacto final de tu rendimiento financiero:
- Financiero: ingreso neto, EBITDA
- Costo: gastos totales, gastos de capital
- Eficiencia: ROI, eficiencia de costos
- Efectividad: margen de beneficio, rotación de activos
Para analizar estos KPIs financieros, segmentarlos por:
- Departamento: finanzas, operaciones, ventas
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Negocio: sucursal, región, división
- Categoría: tipo de gasto, fuente de ingresos
- Fuente: interna, externa, financiación
