¿Qué es un reporte de agencia?
Un reporte de agencia es un documento que consolida datos de múltiples fuentes (por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos, sistemas CRM, software financiero) para rastrear y mostrar indicadores clave de rendimiento (KPIs) (por ejemplo, cronogramas de proyectos, satisfacción del cliente, ingresos), permitiendo a las agencias monitorear el rendimiento y crear presentaciones para clientes y ejecutivos.
Los reportes de agencia se crean típicamente utilizando herramientas flexibles como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets o soluciones específicas de plataforma para permitir una alta personalización e integración de múltiples fuentes de datos.
¿Qué incluir en un reporte de agencia?
Un reporte de agencia accionable equilibra contexto y especificidad según la audiencia (ejecutivos, gerentes y analistas) y sus casos de uso.
Reportes ejecutivos de agencia
Los reportes ejecutivos para líderes de agencia y clientes muestran el impacto en el resultado final de la agencia. Revisados semanal, mensual o trimestralmente, incluyen:
- Análisis de ingresos: por cliente, utilizando atribución para grandes presupuestos.
- Análisis de satisfacción del cliente: NPS, puntuaciones de retroalimentación, tasas de retención
- Análisis de rendimiento del proyecto: cronogramas, adherencia al presupuesto, asignación de recursos
- Agregar texto para contexto adicional para traducir métricas a audiencias no técnicas. Presentar en presentaciones de diapositivas y reportes simplificados de Looker Studio.
Reportes de gerentes de agencia
Los reportes de gerentes tienen vistas de proyectos cruzados con detalles para ver el rendimiento por cliente, equipo, región, etapa del proyecto y asignación de recursos. Ayudan a alinear equipos, definir tácticas e incluyen:
- Reporte de proyectos cruzados: reporte general de proyectos, clientes o regiones a través de equipos
- Seguimiento de objetivos: comparar el rendimiento actual vs objetivos
- Auditorías para priorización y detección de problemas
- Análisis competitivo para mapeo de servicios y estrategias
- Planificación de recursos y capacidad
Reportes operativos de agencia
Los reportes operativos para analistas y gerentes de proyectos tienen KPIs granulares y personalizables para resolver problemas técnicos. Monitoreados por hora, diariamente o semanalmente, cubren:
- Gestión de proyectos: finalización de tareas, plazos, utilización de recursos
- Comunicación con el cliente: tiempos de respuesta, compromiso, satisfacción
- Finanzas: facturación, gastos, rentabilidad
- Asignación de recursos: carga de trabajo del equipo, disponibilidad, eficiencia
Los reportes operativos de agencia son altamente personalizados, construidos en herramientas flexibles como Google Sheets o Looker Studio para permitir limpieza de datos, mezcla, anotaciones e integración de múltiples fuentes.
¿Cómo construir un reporte de agencia?
Para construir un reporte de agencia, conecta tus fuentes de datos, elige una plantilla en Looker Studio o Sheets, construye tus consultas seleccionando métricas y dimensiones, elige gráficos para visualizar tus datos, personaliza el reporte, diseña y comparte vía enlace, PDF o correo electrónico.
Aquí está el desglose:
Conectar fuentes de datos
Define y conecta las fuentes de datos para llevar a tu reporte. Las fuentes comunes son herramientas de gestión de proyectos para seguimiento de tareas, sistemas CRM para datos de clientes, software financiero para ingresos y gastos, y plataformas de comunicación para interacciones con clientes.
Para conectar tus fuentes de datos, ve a portermetrics.com, elige las fuentes de datos para llevar a tu reporte.
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo conectar tus datos:
Elegir una plantilla
Elige entre docenas de plantillas de reportes de agencia en Google Sheets o Looker Studio, diseñadas para casos de uso como seguimiento de proyectos, satisfacción del cliente, rendimiento financiero y gestión de recursos.
Aprende a copiar plantillas de Looker Studio.
Mientras que las plantillas son el punto de partida. Hazlas específicas para tu negocio o agencia. Mapea tus métricas específicas, especialmente datos personalizados de clientes, hitos de proyectos, métricas financieras y todos los campos y métricas que defines como "éxito" y "rendimiento".
Dependiendo de tu herramienta de reporte—Google Sheets o Google Looker Studio, elige cualquiera de las docenas de plantillas creadas por nuestro equipo y clientes para resolver tus casos de uso de reportes de agencia, como seguimiento de proyectos, satisfacción del cliente, rendimiento financiero y gestión de recursos.
Seleccionar métricas, dimensiones y gráficos
Una vez que tu plantilla de reporte esté descargada, puedes 1) modificarla o 2) crear una página en blanco para construirla desde cero. Sea cual sea el caso, configurar una consulta siempre sigue estos pasos:
- Selecciona la fuente de datos y la cuenta conectada a ella
- Elige métricas (por ejemplo, finalización de tareas, ingresos, satisfacción del cliente, etc.).
- Elige desgloses para segmentar tus datos (por ejemplo, por fecha, nombre del proyecto, cliente, etc.)
Puedes seguir estos tutoriales sobre cómo agregar datos a tus reportes
Diseño
Para hacer que tus reportes de agencia sean verdaderamente de marca blanca, puedes agregar logotipos, colores, fuentes y estilos para reflejar tu marca.
Sigue estos tutoriales para diseñar tus reportes de agencia:
Compartir
Comparte tus reportes de agencia vía enlaces, PDF, programa correos electrónicos y controla permisos.
¿Qué KPIs incluir en un reporte de agencia?
Los reportes de agencia deben incluir una mezcla de métricas de rendimiento de proyectos, satisfacción del cliente, financieras y de recursos y KPIs para comprender completamente el rendimiento de las operaciones de la agencia hacia los objetivos comerciales. Incluyen:
Los KPIs de rendimiento de proyectos miden el progreso y éxito de los proyectos:
- Métricas de cronograma: plazos, hitos, finalización de tareas
- Métricas de recursos: utilización, asignación, eficiencia
- Métricas de satisfacción del cliente: puntuaciones de retroalimentación, NPS, tasas de retención
Los KPIs financieros comparan tus resultados de agencia con el costo, incluyendo:
- Ingresos: ingresos totales, ingresos por cliente
- Gastos: costos operativos, costos de proyectos
- Rentabilidad: márgenes de beneficio, ROI
Los KPIs de recursos comparan la entrada con la salida de una etapa del proyecto a otra
- Utilización: asignación de recursos, equilibrio de carga de trabajo
- Eficiencia: tasa de finalización de tareas, tiempo de entrega del proyecto
Para analizar estos KPIs de agencia, segmentarlos por:
- Proyecto: etapa, tipo, cliente
- Tiempo: Por hora, diario, semanal, mensual
- Cliente: industria, tamaño, región
- Equipo: departamento, rol, ubicación
- Recurso: disponibilidad, conjunto de habilidades, eficiencia
