O que é um relatório de acompanhamento de performance?
Um relatório de acompanhamento de performance é um documento que consolida dados de várias fontes (por exemplo, bancos de dados internos, sistemas CRM, ferramentas de gestão de projetos) para rastrear e exibir indicadores-chave de performance (KPIs) (por exemplo, produtividade, eficiência, qualidade), permitindo que equipes e organizações monitorem métricas de performance e criem apresentações para stakeholders e executivos.
Relatórios de acompanhamento de performance são geralmente criados usando ferramentas flexíveis como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets ou soluções específicas de plataforma para permitir alta personalização e integração de múltiplas fontes de dados.
O que incluir em um relatório de acompanhamento de performance?
Um relatório de acompanhamento de performance acionável equilibra contexto e especificidade com base no público (executivos, gerentes e analistas) e seus casos de uso.
Relatórios de performance para executivos
Relatórios executivos para CEOs, COOs e stakeholders mostram o impacto geral da performance da organização. Revisados semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, eles incluem:
- Análise de ROI de performance: por departamento, usando atribuição para projetos de grande escala.
- Análise de economia unitária: custo por unidade, receita por unidade e lucratividade de atividades operacionais.
- Análise de coorte: retenção de funcionários, produtividade e performance por coorte (data de contratação, departamento).
- Adicionar texto para contexto adicional para traduzir métricas para públicos não técnicos. Apresentar em apresentações de slides e relatórios simplificados do Looker Studio.
Relatórios de performance para gerentes
Relatórios para gerentes têm visões interdepartamentais com detalhamentos para ver a performance por equipe, projeto, região, membro da equipe e tarefa. Eles ajudam a alinhar equipes, definir táticas e incluem:
- Relatório interdepartamental: relatório geral de projeto, equipe ou região entre departamentos.
- Acompanhamento de metas: comparar performance atual vs objetivos.
- Auditorias para priorização e identificação de problemas
- Benchmarking para performance e mapeamento de processos.
- Análise de tarefas, projetos, recursos e funcionários
Relatórios de Performance Operacional
Relatórios operacionais para analistas e líderes de equipe têm KPIs granulares e personalizáveis para resolver problemas técnicos. Monitorados por hora, diariamente ou semanalmente, eles cobrem:
- Produtividade: taxas de conclusão de tarefas, controle de tempo, métricas de eficiência.
- Qualidade: taxas de erro, taxas de defeitos, pontuações de qualidade.
- Utilização de Recursos: capacidade, carga de trabalho, alocação de recursos.
- Eficiência de Processos: tempo de ciclo, lead time, gargalos.
Relatórios de performance operacional são altamente personalizados, construídos em ferramentas flexíveis como Google Sheets ou Looker Studio para permitir limpeza de dados, mistura, anotações e integração de múltiplas fontes.
Como construir um relatório de acompanhamento de performance?
Para construir um relatório de acompanhamento de performance, conecte suas fontes de dados, escolha um template no Looker Studio ou Sheets, construa suas consultas selecionando métricas e dimensões, escolha gráficos para visualizar seus dados, personalize o relatório, projete e compartilhe via link, PDF ou e-mail.
Aqui está o detalhamento:
Conectar fontes de dados
Defina e conecte as fontes de dados para trazer ao seu relatório. Fontes comuns são bancos de dados internos para dados operacionais, sistemas CRM para interações com clientes, ferramentas de gestão de projetos para acompanhamento de tarefas e sistemas de RH para dados de funcionários.
Para conectar suas fontes de dados, vá para portermetrics.com, escolha as fontes de dados para trazer ao seu relatório.
Você pode seguir estes tutoriais sobre como conectar seus dados:
Escolher um template
Escolha entre dezenas de templates de relatórios de acompanhamento de performance no Google Sheets ou Looker Studio, projetados para casos de uso como monitoramento de produtividade, alocação de recursos, eficiência de processos e controle de qualidade.
Aprenda a copiar templates do Looker Studio.
Embora os templates sejam o ponto de partida. Torne-os específicos para o seu negócio ou organização. Mapeie suas métricas específicas, especialmente KPIs personalizados, dados operacionais e todos os campos e métricas que você define como "performance" e "eficiência".
Dependendo da sua ferramenta de relatório—Google Sheets ou Google Looker Studio, escolha qualquer um dos dezenas de templates criados por nossa equipe e clientes para resolver seus casos de uso de acompanhamento de performance, como monitoramento de produtividade, alocação de recursos, eficiência de processos e controle de qualidade.
Selecionar métricas, dimensões e gráficos
Uma vez que seu template de relatório esteja baixado, você pode 1) modificá-lo ou 2) criar uma página em branco para construí-lo do zero. Seja qual for o caso, configurar uma consulta sempre segue estes passos:
- Selecione a fonte de dados e a conta conectada a ela
- Escolha métricas (por exemplo, conclusão de tarefas, eficiência, pontuações de qualidade, etc.).
- Escolha detalhamentos para segmentar seus dados (por exemplo, por data, equipe, projeto, etc.)
Você pode seguir estes tutoriais sobre como adicionar dados aos seus relatórios
Design
Para tornar seus relatórios de acompanhamento de performance verdadeiramente de marca branca, você pode adicionar logotipos, cores, fontes e estilos para espelhar sua marca.
Siga estes tutoriais para projetar seus relatórios de acompanhamento de performance:
Compartilhar
Compartilhe seus relatórios de acompanhamento de performance via links, PDF, e-mails agendados e controle de permissões.
KPIs para incluir em um relatório de acompanhamento de performance?
Relatórios de acompanhamento de performance devem incluir uma mistura de métricas de produtividade, eficiência, qualidade e utilização de recursos e KPIs para entender completamente a performance das operações em direção aos objetivos organizacionais. Eles incluem:
KPIs de produtividade medem a produção e eficiência dos processos:
- Métricas de tarefas: taxas de conclusão, tempo gasto, backlog de tarefas
- Métricas de eficiência: tempo de ciclo, lead time, throughput
- Métricas de qualidade: taxas de erro, taxas de defeitos, pontuações de qualidade
KPIs de eficiência comparam suas saídas operacionais com o custo, incluindo:
- Utilização de Recursos: capacidade, carga de trabalho
- Eficiência de Custos: custo por unidade, custo por tarefa
- Eficiência de Processos: tempo de ciclo, lead time
KPIs de efetividade comparam a entrada com a saída de uma etapa do processo para outra
- Produtividade: produção por hora
- Qualidade: taxa de defeitos, taxa de retrabalho
- Utilização de Recursos: taxa de utilização
KPIs operacionais e de custos mostram o impacto final do seu acompanhamento de performance:
- Operacional: produção, eficiência
- Custo: despesas operacionais, folha de pagamento
- Eficiência: ROI, economia de custos
- Efetividade: ganhos de produtividade, melhorias de qualidade
Para analisar esses KPIs de performance, segmente-os por:
- Departamento: operações, RH, finanças
- Tempo: Por hora, diário, semanal, mensal
- Equipe: membro da equipe, função, responsabilidade
- Processo: etapas, fases, gargalos
