O que é um relatório de acompanhamento e ritmo de orçamento?
Um relatório de acompanhamento e ritmo de orçamento é uma ferramenta de interface que consolida dados de várias fontes (por exemplo, software de contabilidade, bancos de dados financeiros, planilhas) para rastrear e exibir indicadores-chave de desempenho (KPIs) (por exemplo, utilização do orçamento, variação, precisão de previsões), permitindo que equipes e organizações monitorem o desempenho financeiro e criem apresentações para stakeholders e executivos.
Relatórios de acompanhamento de orçamento são geralmente construídos usando ferramentas flexíveis como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets ou soluções específicas de plataforma para permitir alta personalização e integração de várias fontes de dados.
O que incluir em um relatório de acompanhamento e ritmo de orçamento?
Um relatório de acompanhamento de orçamento acionável equilibra contexto e especificidade com base no público (executivos, gerentes e analistas) e seus casos de uso.
Relatórios de orçamento para executivos
Relatórios executivos para CFOs, CEOs e stakeholders mostram o impacto financeiro. Revisados semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, eles incluem:
- Análise de variação do orçamento: por departamento ou projeto, usando análise de variação para grandes orçamentos.
- Métricas de saúde financeira: fluxo de caixa, lucro líquido e índices de rentabilidade
- Precisão de previsões: comparação de dados financeiros reais vs. previstos
- Adicionar texto para contexto adicional para traduzir métricas para públicos não técnicos. Apresentar em apresentações de slides e relatórios simplificados do Looker Studio.
Relatórios de orçamento para gerentes
Relatórios para gerentes têm visões interdepartamentais com detalhamentos para ver o desempenho por projeto, equipe, região e período de tempo. Eles ajudam a alinhar equipes, definir estratégias e incluem:
- Relatórios interdepartamentais: desempenho financeiro geral por departamento ou projeto
- Acompanhamento de metas: comparar o desempenho financeiro atual vs. objetivos
- Auditorias para priorização e identificação de problemas
- Benchmarking para comparação de desempenho financeiro
- Análise de despesas e receitas
Relatórios de orçamento operacionais
Relatórios operacionais para analistas e gerentes financeiros têm KPIs granulares e personalizáveis para resolver problemas técnicos. Monitorados por hora, diariamente ou semanalmente, eles cobrem:
- Acompanhamento de despesas: ritmo do orçamento, centros de custo, categorias de despesas
- Acompanhamento de receitas: fontes de renda, desempenho de vendas
- Fluxo de caixa: entradas, saídas, métricas de liquidez
- Previsões: análise preditiva, análise de tendências
Relatórios de orçamento operacionais são altamente personalizados, construídos em ferramentas flexíveis como Google Sheets ou Looker Studio para permitir limpeza de dados, mistura, anotações e integração de várias fontes.
Como construir um relatório de acompanhamento e ritmo de orçamento?
Para construir um relatório de acompanhamento de orçamento, conecte suas fontes de dados, escolha um template no Looker Studio ou Sheets, construa suas consultas selecionando métricas e dimensões, escolha gráficos para visualizar seus dados, personalize o relatório, projete e compartilhe via link, PDF ou e-mail.
Aqui está o detalhamento:
Conectar fontes de dados
Defina e conecte as fontes de dados para trazer ao seu relatório. Fontes comuns são software de contabilidade, bancos de dados financeiros, CRM para dados de vendas e planilhas para entradas manuais.
Para conectar suas fontes de dados, vá para portermetrics.com, escolha as fontes de dados para trazer ao seu relatório.
Você pode seguir estes tutoriais sobre como conectar seus dados:
Escolher um template
Escolha entre dezenas de templates de relatórios de acompanhamento de orçamento no Google Sheets ou Looker Studio, projetados para casos de uso como monitoramento de orçamento, previsões financeiras e gestão de despesas.
Aprenda a copiar templates do Looker Studio.
Enquanto os templates são o ponto de partida. Torne-os específicos para o seu negócio ou organização. Mapeie suas métricas específicas, especialmente métricas financeiras personalizadas, dados de vendas de CRM e todos os campos e métricas que você define como "despesas" e "receitas".
Dependendo da sua ferramenta de relatórios—Google Sheets ou Google Looker Studio, escolha qualquer um dos dezenas de templates criados por nossa equipe e clientes para resolver seus casos de uso de relatórios financeiros, como monitoramento de orçamento, previsões financeiras e gestão de despesas.
Selecionar métricas, dimensões e gráficos
Uma vez que seu template de relatório esteja baixado, você pode 1) modificá-lo ou 2) criar uma página em branco para construí-lo do zero. Seja qual for o caso, configurar uma consulta sempre segue estes passos:
- Selecione a fonte de dados e a conta conectada a ela
- Escolha métricas (por exemplo, Despesas, Receitas, Fluxo de Caixa, etc.).
- Escolha detalhamentos para segmentar seus dados (por exemplo, por data, departamento, projeto, etc.)
Você pode seguir estes tutoriais sobre como adicionar dados aos seus relatórios
Design
Para tornar seus relatórios de acompanhamento de orçamento verdadeiramente white-label, você pode adicionar logotipos, cores, fontes e estilos para espelhar sua marca.
Siga estes tutoriais para projetar seus relatórios de acompanhamento de orçamento:
Compartilhar
Compartilhe seus relatórios de acompanhamento de orçamento via links, PDF, agende e-mails e controle permissões.
KPIs para incluir em um relatório de acompanhamento e ritmo de orçamento?
Relatórios de acompanhamento de orçamento devem incluir uma mistura de métricas de desempenho financeiro, eficiência, eficácia, receitas e custos e KPIs para entender completamente a saúde financeira e o desempenho em relação aos objetivos de negócios. Eles incluem:
KPIs de desempenho financeiro medem o processo financeiro, independentemente do departamento:
- Métricas de orçamento: utilização do orçamento, variação, precisão de previsões
- Métricas de despesas: despesas operacionais, custo de bens vendidos, custos gerais
- Métricas de receitas: receita de vendas, receita recorrente, principais fontes de renda
KPIs de eficiência comparam seus resultados financeiros ao custo, incluindo:
- Despesas: custo por unidade, custo por projeto
- Receitas: receita por unidade, receita por projeto
- Rentabilidade: margem bruta, margem líquida
KPIs de eficácia comparam a entrada com a saída de uma etapa financeira para outra
- Despesas: controle de custos, aderência ao orçamento
- Receitas: taxa de crescimento de receitas, eficiência de vendas
- Rentabilidade: retorno sobre investimento, retorno sobre ativos
KPIs financeiros e de custos mostram o impacto final do seu desempenho financeiro:
- Financeiro: lucro líquido, EBITDA
- Custo: despesas totais, despesas de capital
- Eficiência: ROI, eficiência de custos
- Eficácia: margem de lucro, rotatividade de ativos
Para analisar esses KPIs financeiros, segmente-os por:
- Departamento: finanças, operações, vendas
- Tempo: Por hora, diário, semanal, mensal
- Negócio: filial, região, divisão
- Categoria: tipo de despesa, fonte de receita
- Fonte: interna, externa, financiamento
