O que é um relatório de acompanhamento de progresso?
Um relatório de acompanhamento de progresso é uma ferramenta que consolida dados de várias fontes (por exemplo, software de gestão de projetos, ferramentas de controle de tempo, sistemas CRM) para rastrear e exibir indicadores-chave de desempenho (KPIs) (por exemplo, taxa de conclusão de tarefas, realização de marcos, utilização de recursos), permitindo que equipes e organizações monitorem o progresso do projeto e criem apresentações para stakeholders e executivos.
Relatórios de acompanhamento de progresso são geralmente construídos usando ferramentas flexíveis como Google Looker Studio, Power BI, Google Sheets ou soluções específicas de plataforma para permitir alta personalização e integração de múltiplas fontes de dados.
O que incluir em um relatório de acompanhamento de progresso?
Um relatório de acompanhamento de progresso acionável equilibra contexto e especificidade com base no público (executivos, gerentes e membros da equipe) e seus casos de uso.
Relatórios de progresso para executivos
Relatórios executivos para CEOs, patrocinadores de projetos e stakeholders mostram o progresso geral e o impacto dos projetos. Revisados semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, eles incluem:
- Análise de ROI do projeto: por fase, usando métricas como variação de custo e variação de cronograma para grandes projetos.
- Análise de utilização de recursos: eficiência, alocação e produtividade dos recursos
- Análise de coorte: progresso, conclusão e desempenho por fase do projeto ou equipe
- Adicionar texto para contexto adicional para traduzir métricas para públicos não técnicos. Apresentar em apresentações de slides e relatórios simplificados do Looker Studio.
Relatórios para gerentes de projeto
Relatórios para gerentes têm visões cruzadas de projetos com detalhamentos para ver o desempenho por equipe, departamento, fase do projeto e tarefa. Eles ajudam a alinhar equipes, definir táticas e incluem:
- Relatório cruzado de projetos: relatório geral de projeto, equipe ou departamento através de fases
- Acompanhamento de metas: comparar progresso atual vs objetivos
- Auditorias para priorização e identificação de problemas
- Análise de riscos para mapeamento de projetos e tarefas
- Análise de tarefas, marcos, recursos, equipe
Relatórios operacionais de acompanhamento de progresso
Relatórios operacionais para líderes de equipe e coordenadores de projetos têm KPIs granulares e personalizáveis para resolver problemas técnicos. Monitorados por hora, diariamente ou semanalmente, eles cobrem:
- Gestão de tarefas: conclusão de tarefas, prazos, níveis de prioridade
- Alocação de recursos: disponibilidade de recursos, distribuição de carga de trabalho
- Controle de tempo: horas registradas, tempo gasto em tarefas
- Acompanhamento de marcos: conclusão de marcos, atrasos, dependências
Relatórios operacionais de acompanhamento de progresso são altamente personalizados, construídos em ferramentas flexíveis como Google Sheets ou Looker Studio para permitir limpeza de dados, mistura, anotações e integração de múltiplas fontes.
Como construir um relatório de acompanhamento de progresso?
Para construir um relatório de acompanhamento de progresso, conecte suas fontes de dados, escolha um template no Looker Studio ou Sheets, construa suas consultas selecionando métricas e dimensões, escolha gráficos para visualizar seus dados, personalize o relatório, projete e compartilhe via link, PDF ou e-mail.
Aqui está o detalhamento:
Conectar fontes de dados
Defina e conecte as fontes de dados para trazer ao seu relatório. Fontes comuns são ferramentas de gestão de projetos para acompanhamento de tarefas e marcos, software de controle de tempo para utilização de recursos e sistemas CRM para dados de clientes e projetos.
Para conectar suas fontes de dados, vá para portermetrics.com, escolha as fontes de dados para trazer ao seu relatório.
Você pode seguir estes tutoriais sobre como conectar seus dados:
Escolher um template
Escolha entre dezenas de templates de relatórios de acompanhamento de progresso no Google Sheets ou Looker Studio, projetados para casos de uso como gestão de tarefas, alocação de recursos, acompanhamento de marcos e desempenho de projetos.
Aprenda a copiar templates do Looker Studio.
Enquanto os templates são o ponto de partida. Torne-os específicos para o seu negócio ou organização. Mapeie suas métricas específicas, especialmente métricas de tarefas personalizadas, dados de projetos CRM e todos os campos e métricas que você define como "progresso" e "desempenho".
Dependendo da sua ferramenta de relatório—Google Sheets ou Google Looker Studio, escolha qualquer um dos dezenas de templates criados por nossa equipe e clientes para resolver seus casos de uso de acompanhamento de progresso, como gestão de tarefas, alocação de recursos, acompanhamento de marcos e desempenho de projetos.
Selecionar métricas, dimensões e gráficos
Uma vez que seu template de relatório esteja baixado, você pode 1) modificá-lo ou 2) criar uma página em branco para construí-lo do zero. Seja qual for o caso, configurar uma consulta sempre segue estes passos:
- Selecione a fonte de dados e a conta conectada a ela
- Escolha métricas (por exemplo, taxa de conclusão de tarefas, horas registradas, marcos alcançados, etc.).
- Escolha detalhamentos para segmentar seus dados (por exemplo, por data, nome do projeto, membro da equipe, etc.)
Você pode seguir estes tutoriais sobre como adicionar dados aos seus relatórios
Design
Para tornar seus relatórios de acompanhamento de progresso verdadeiramente de marca branca, você pode adicionar logotipos, cores, fontes e estilos para refletir sua marca.
Siga estes tutoriais para projetar seus relatórios de acompanhamento de progresso:
Compartilhar
Compartilhe seus relatórios de acompanhamento de progresso via links, PDF, agende e-mails e controle permissões.
KPIs para incluir em um relatório de acompanhamento de progresso?
Relatórios de acompanhamento de progresso devem incluir uma mistura de métricas e KPIs de tarefas, recursos, marcos, eficiência, eficácia e custos para entender completamente o desempenho dos projetos em relação aos objetivos de negócios. Eles incluem:
KPIs de tarefas medem o progresso de tarefas e atividades, independentemente do projeto:
- Métricas de tarefas: tarefas concluídas, tarefas atrasadas, níveis de prioridade de tarefas
- Métricas de recursos: horas registradas, disponibilidade de recursos, distribuição de carga de trabalho
- Métricas de marcos: marcos alcançados, atrasos em marcos, dependências
KPIs de eficiência comparam seus resultados do projeto com o custo, incluindo:
- Tarefa: custo por tarefa concluída
- Recurso: custo por hora registrada
- Marco: custo por marco alcançado
KPIs de eficácia comparam a entrada com a saída de uma fase do projeto para outra
- Tarefa: taxa de conclusão de tarefas
- Recurso: taxa de utilização de recursos
- Marco: taxa de realização de marcos
KPIs de custo mostram o impacto final do desempenho do seu projeto:
- Custo: orçamento do projeto, despesas, folha de pagamento
- Eficiência: ROI, variação de custo
- Eficácia: variação de cronograma, valor ganho
Para analisar esses KPIs de acompanhamento de progresso, segmente-os por:
- Tempo: Por hora, diário, semanal, mensal
- Equipe: departamento, função
- Recurso: disponibilidade, alocação
- Tarefa: prioridade, status, tipo
