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Cómo usar nuestras plantillas de reportes de retail

Usa nuestra guía paso a paso para utilizar nuestras plantillas y dashboards de BI y retail con los datos de tu negocio. Es gratis y muy sencillo. Estas plantillas te ahorrarán muchísimas horas de trabajo (de nada). 

Contenido

Contamos con decenas de reportes de KPIs para retail, marketing y BI. Con esta guía, aprenderás a utilizarlos todos y ahorrar muchas horas de trabajo. 

 

Completar cada uno de estos pasos puede tomarte alrededor de 20 minutos. Una vez aprendas a hacerlo, puede tomarte incluso 5 minutos o menos. 

 

Para esto, vamos a seguir los siguientes pasos: 

  • Crear una copia de nuestras hojas de datos: crea una copia de nuestra hoja de cálculo de Google para que añadas los datos de tus tiendas. 
  • Crear una copia de nuestras plantillas: accederás a nuestras plantillas y crearás una copia propia para que puedas editar. 
  • Vincula la hoja de datos con tu plantilla: sincroniza tu propia hoja de cálculo para que los datos, en tiempo real, se actualicen en los reportes.
  • Añade tus propios datos de ventas: añade los datos de ventas, tráfico y tasa de conversión de tus puntos de venta para personalizar los reportes. 
  • Aprende a usar los reportes: aprende a visualizar y personalizar las plantillas para ver las métricas que necesitas.

Crea una copia de nuestras hojas de datos

Vamos a utilizar estas plantillas como ejemplo, pero puedes acceder a nuestra librería de reportes gratuitos y usar la que quieras. 

La herramienta que utilizaremos se llama Google Data Studio; es muy fácil de usar, gratis y sirve para todas tus necesidades de visualización de datos. Es una alternativa genial a soluciones más populares (y costosas) como Tableau y Power BI. Además, está en la nube. 

Al abrir el enlace, deberías ver algo así: 

Para poder utilizar la herramienta de reportes Google Data Studio, necesitarás abrir (o crear) tu cuenta de Gmail o Gsuite; esta herramienta funciona como cualquier otra app de Google como Docs, Slides o Drive. La interfaz es muy similar. 

Una vez tengas tu cuenta de Gmail o GSuite abierta:—y luego de refrescar nuevamente la página—deberías poder ver las opciones para editar las plantillas, en la parte superior derecha de la pantalla.

 

Pero antes de crear la copia de la plantilla, vamos a crear una hoja de datos donde pondremos la información de ventas de tus puntos de venta. 

Así, en vez de nuestros datos de ejemplo, podrás ver el tráfico, tasa de conversión, ticket promedio y volumen de ventas real de cada una de tus  tiendas, para distintos periodos de tiempo. 

Para crear una copia de la hoja de datos, haz clic en Hoja de datos, ubicada en la plantilla, en un recuadro azul en la parte inferior izquierda del reporte.

Al hacer click, abrirás una hoja de cálculo muy similar a la de la imagen. Si has usado Excel (de Microsoft), las hojas de cálculo de Google son muy similares. 

Para tener tu hoja de datos propia, solo hay que crear una copia. 

Para eso, debes ir a Archivo – Crear una copia, ubicado debajo del título del documento, en la parte superior izquierda. 

Puedes dejar el nombre por defecto que aparece, pero te recomendamos un nombre que puedas identificar fácilmente. Por ejemplo, “KPIs de marketing – tienda X”. 

Importante: No modifiques ninguno de los valores de la hoja de datos porque podrías afectar o alterar los reportes. Los cambios que necesitamos para añadir los datos de tus tiendas se harán más adelante. Te sugerimos seguir el tutorial al pie de la letra.

Crea una copia de nuestras plantillas

Ahora sí, podemos volver a las plantillas. 

Solo debes hacer click en el ícono de copiar — son dos hojas apiladas— para crear una copia. Está ubicado en la parte superior derecha de la página. 

Si es la primera vez que utilizas Google DataStudio, posiblemente te  que aceptes los términos y condiciones de la aplicación, además de vincularla con tu cuenta de Gmail o Gsuite. 

Una vez crees tu cuenta de Google Data Studio, aparecerá una ventana como la de abajo indicando que elijas la fuente de datos que utilizarás para alimentar el informe. 

Solo haz click en Seleccionar una fuente de datos,  como se ve en la imagen: 

Aparecerá una lista de fuentes, pero nosotros lo que haremos es vincular la hoja de datos que creamos hace unos instantes. 

Por eso, debes hacer click en CREAR FUENTE DE DATOS que verás al final de la lista. 

Vincula la hoja de datos con las plantillas

¡Bien! Ahora vamos a ver una interfaz que nos ofrece distintas fuentes y aplicaciones que podemos elegir para conectar nuestros datos. 

Recuerda que para eso estamos utilizando hojas de cálculo de Google. 

Por ese mismo motivo, en la barra de búsquedas, escribirás “hoja”, para que te aparezca la opción de conectar las plantillas con las hojas de cálculo de tu cuenta de Gmail.  Una vez veas la opción, haz clic en SELECCIONAR. 

Observación: si la interfaz de tu cuenta de  Google está en inglés, debes escribir “Google Sheets” para ver la opción. 

A continuación, verás la lista de todos los documentos de hojas de cálculo de tu cuenta de Google. 

Como anteriormente creamos una copia de una hoja de cálculo, la que necesitamos seguramente está de primera en la lista. 

¡Ya estamos cerca!

Recuerda que tanto en Google como en Excel puedes crear “tabs” u hojas individuales en cada una de tus hojas de cálculo.

En este punto debes elegir la específica que vas a vincular. Para este caso solo hay una.

Ahora lo que sigue es hacer click en CONECTAR, un botón azul ubicado en la parte superior derecha de la página. 

Lo siguiente que verás es la lista de datos que Google interpreta de la hoja de datos, a partir de los títulos de las columnas y los datos de las filas. 

Si observas bien, Google no está tomando los datos como quisiéramos realmente, con los formatos que necesitamos; por ejemplo, las columnas de mes, semana y día de la semana, los está tomando como números cualquiera, y no como el formato de fechas, como si lo hace con la primera columna, fecha, que identifica correctamente. 

Los KPIS que nos interesan—tráfico, tasa de conversión, ticket promedio y volumen de ventas— están correctamente identificados como números. 

Vamos a hacer estas correcciones.

Por cierto, si hubiese algún error o inconveniente en los reportes, probablemente sea en este punto de elegir el formato para cada tipo de datos, así que debes prestar atención.

Lo primero es corregir el formato de Semana. Haz click en Número al lado de la etiqueta Semana, para cambiar el tipo de dato. Elige Fecha y hora y luego Semana en formato ISO (ss). 

Si no sabes de qué se trata esto, se refiere a que creamos una columna para saber la semana del año y, así, podamos visualizar datos no solo por días, sino por semana (Semana 20, Semana 21, etc.). 

Google te mostrará un aviso para que confirmes si quieres cambiar el formato de Semana de número a Semana en formato ISO (ss). Debes aceptar haciendo click en CONTINUAR.

Vamos a repetir este mismo proceso para identificar los meses. Debes seguir los mismos pasos para pasar de formato número  Mes (MM). 

Confirma que quieres cambiar el formato, al igual que antes. 

Finalmente, haremos el mismo cambio de formato para día de la semana. Esto nos permitirá visualizar nuestros KPIs a nivel de lunes, martes, miércoles, etc. Bastante útil, ¿No crees?

Haz el mismo proceso y elige el formato Día de la semana (D). 

Ahora verifica que cada uno de tus datos están en el formato correcto. Todas nuestras métricas y KPIs [tráfico, transacciones, volumen de ventas, tasa de conversión y ticket promedio] tienen formato número y por eso están en azul. 

Sugerencia: como tal, puedes trabajar con los formatos que tienes hasta este punto, pero, si quieres ver la tasa de conversión en porcentajes y no decimales, debes cambiar el formato de número a porcentajes. 

Para continuar, haz click en el botón azul LISTO, ubicado en la parte superior derecha.

Solo falta confirmar haciendo click en AÑADIR AL INFORME y ya está listo. 

Vas a ver las plantillas en modo de edición—en donde te sugerimos no tocar nada si no estás familiarizado con Google Data Studio)— donde los reportes están conectados con tu hoja de datos. 

Para ver los reportes en modo de vista y no editables, solo haz click en el botón grisVISTA ubicado en la parte superior derecha de la página. 

El modo vista es el que verán todos los usuarios que accedan a este reporte, pero que no tendrán la opción de editarlo.  

Y es exactamente así como se ve. Ya tienes un reporte vinculado a tu propia hoja de cálculo. 

Lo que sigue ahora es poner los datos reales de ventas de tus tiendas—y no los de ejemplo de nosotros. 

Añade tus propios datos de ventas

Vamos a volver a nuestra hoja de datos; la copia que puedes editar. 

Vamos a entender bien cómo funciona esta hoja. 

En cada columna hay un tipo de datos; los que están en blanco son los que tú editarás (i.e. fecha, Tráfico, Transacciones, Volumen de ventas); los que están en azul son campos formulados que se modificarán automáticamente: tasa de conversión, ticket promedio, Semana (del año), Mes y Día de la semana. No debes modificarlos. 

la primera es la fecha, que está en formato día/mes/año (1/01/2018). Cuando pegues o exportes tus datos aquí, te sugerimos mantener el mismo formato. Los otros datos que debes modificar son números exactos (evita los decimales). 

Importante: no debes modificar ningún dato que no indiquemos en el tutorial, ni siquiera los títulos de las columnas, porque alterarás la integración con los reportes y mostrará un error.  

Al añadir datos de ventas, tráfico y tickets, debes hacerlo cada día, no cada mes u hora. 

Para añadir tus datos, para comenzar, eliminemos todos los valores que están en blanco, como se ve en la imagen. Únicamente debes modificar estos datos; si modificas los títulos o las fórmulas, alterarás los reportes y deberás reiniciar el proceso. 

Ahora, debes simplemente copiar y pegar los datos de tu POS en cada fila, ubicando cada dato en su respectiva columna. Idealmente, deberías añadir al menso un año de datos, para poder ver las comparaciones año a año. 

Importante: asegúrate de revisar que estás usando los formatos correctos y no de texto o automáticos. Esto lo comprobarás seleccionando la columna y yendo al menú, a la opción de formato. 

Edita los reportes

En esta última parte del tutorial, te enseñaremos formas básicas de editar los reportes: actualizar los datos, cambiar el rango de tiempo de visualización predeterminado y navegar por los demás reportes. 

Importante: al igual que con las hojas de datos, te sugerimos que no modifiques nada en los reportes que no esté indicado en este tutorial. 

Los reportes se actualizan cada 15 minutos de forma automática, con la información que tengas en tu hoja de datos. Pero puedes actualizar manualmente para ver los cambios de forma instantánea.  

Para actualizar los datos, sigue este proceso: 

Ve nuevamente a tus reportes en Google Data Studio y haz click en el botón gris EDITAR, ubicado en la esquina superior derecha. 

En el modo de edición, verás un ícono de actualización, ubicado en la esquina superior derecha. El ícono es una flecha que forma un círculo, al lado izquierdo del ícono para clonar reportes. Solo debes hacer click y listo, los datos se actualizarán de inmediato. 

Sin salir del modo edición, para cambiar el rango de tiempo predeterminado de visualización de los reportes, solo debe hacer click en el botón de fecha, ubicado en la esquina superior derecha del reporte. En este caso, de forma predeterminada, está desde el 1ro de Junio hasta el 30 de Junio. 

En la sección de datos que aparecerá en la parte derecha del reporte, haz click en periodo predeterminado y elige el rango de fechas que desees, de acuerdo a las fechas que hayas puesto en la hoja de datos. 

Por último, veremos cómo navegar a través de los reportes. Cuando compartamos una plantilla contigo, generalmente verás más de una visualización. En este caso, ¡compartimos 8 reportes distintos!

Ya sea en modo de vista o edición, haz click en el título del reporte (en este caso, “Embudo de marketing completo – vs año anterior”) que está debajo del nombre del reporte general. 

Verás un menú como el de la imagen, para que elijas qué reporte quieres ver. 

Por ejemplo, aquí seleccionamos el reporte de mapa de calor por días, para ver el comportamiento de los KPIs y si en alguna fecha alguno se destaca. 

Y esto es todo. Ya sabes cómo utilizar nuestras plantillas de reportes para visualizar los KPIs de tu empresa. Puedes ver más de nuestra documentación aquí, si eres cliente nuestro, solicitar una clase personalizada o, si te interesa serlo, recibir una asesoría gratis de nuestra parte.

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